Een document nakijken en laten tekenen

Voor: bestuurders · Schermen: Documenten

Doel

Een ontwerp in het archief afwerken: eerst nakijken, dan de getekende PDF opladen. Daarna is het document onveranderlijk en staat het als Getekend in de lijst, met de SHA-256 van de getekende PDF. Tot dan kun je het document terug naar ontwerp zetten of annuleren.

Vooraf

• Het document staat als ontwerp in het archief, met een PDF (Een document opladen). Nakijken vraagt een bestand.
• Je laat het document tekenen buiten de app, en hebt daarna de getekende PDF bij de hand.
• Een document waarop geen handtekening volgt, zoals de jaarrekening die de algemene vergadering goedkeurt, is af zodra het nagekeken is. Vink dan Markeer als definitief aan.

Stappen

1. Zoek het document in de lijst en kies Openen.
2. Kies Nagekeken als de PDF klopt. Wil je een andere PDF, laad ze dan eerst op bij Nieuw bestand (PDF).
3. Laat het document tekenen en kies de getekende PDF bij Getekende PDF. Kies Getekende PDF opladen.
4. Het document is getekend en verandert niet meer.

Velden

Veld	Verplicht	Uitleg
Zichtbaar voor	nee	Bestuur of Vennoten; je kunt het wijzigen zolang het document niet geannuleerd is.
Markeer als definitief	nee	Er volgt geen handtekening meer; het document is af zodra het nagekeken is. Haal het vinkje weg om het toch te laten tekenen.
Nieuw bestand (PDF)	nee	Vervangt de PDF van een ontwerp.
Getekende PDF	ja	De getekende PDF van een nagekeken document.

Daarna

• Het document is Getekend. Je downloadt de getekende PDF in de lijst; elke download staat in de audit-trail.
• Je kunt het document nu meesturen naar een vennoot: Een document meesturen.
• Zag je een fout voor het tekenen, kies dan Terug naar ontwerp; Annuleren zet het document op Geannuleerd.