Documenten

Taken op dit scherm: Een document opladen, Een document nakijken en laten tekenen, Een document meesturen

Het scherm Documenten toont alle documenten van de coöperatie in één lijst: registerversies, verslagen, jaarrekeningen, oproepingen, notulen, aanwezigheidslijsten, overige stukken en de brieven aan vennoten. Je opent het met Documenten in het menu, groep Communicatie (een module; zie Modules en je pakket). Bovenaan staat hoeveel documenten getekend zijn. Lezers zien de lijst en downloaden, zonder de knoppen om te wijzigen; enkel bestuurders laden op, keuren na en sturen mee.

Per document toont de lijst de datum (van ondertekening, anders van opmaak), bij een brief het vennootnummer en de naam van de vennoot, en wie tekende. De SHA-256 van de getekende PDF (of van het ontwerp) staat in verkorte vorm in de tabel (3f9a…c21e); wijs hem aan om de volledige waarde te zien, klik om te kopiëren.

Velden

Veld	Wat het toont
Zoeken	Een deel van de titel.
Soort	Registerversie, Verslag, Jaarrekening, Oproeping, Notulen, Aanwezigheidslijst, Brief of Overig.
Boekjaar	De boekjaren waarvoor er documenten zijn.
Status	Ontwerp, Nagekeken, Wacht op handtekening, Definitief, Opgemaakt, Getekend of Geannuleerd. Opgemaakt is een brief die niet getekend moet worden; Definitief een document waarop geen handtekening volgt.
Document	De titel, met eronder de datum.
Getekend door	Wie het document tekende.
SHA-256	De vingerafdruk van de getekende PDF, of van het ontwerp.

In het venster Document opladen:

Veld	Verplicht	Uitleg
Soort	ja	Verslag, Jaarrekening, Oproeping, Notulen, Aanwezigheidslijst of Overig. Kies voor de jaarrekening die de algemene vergadering goedkeurt de soort Jaarrekening, niet Verslag.
Titel	ja	Tot 200 tekens.
Boekjaar	nee	Een jaar tussen 1900 en 2200.
Vergadering	nee	Met de module Vergaderingen: het stuk komt meteen bij de stukken van die vergadering. Enkel vergaderingen die niet gesloten of geannuleerd zijn; met een boekjaar enkel die van dat jaar, tenzij je Alle vergaderingen tonen aanvinkt.
Zichtbaar voor	ja	Bestuur of Vennoten. Een stuk voor het bestuur gaat nooit naar de vennoten: niet mee met een oproeping en niet in de lijst ter inzage. De app stelt Vennoten voor bij een verslag, een jaarrekening, een oproeping en notulen (bij notulen van een raad van bestuur: Bestuur), en Bestuur bij een aanwezigheidslijst of een overig stuk.
Status bij opladen	ja	Ontwerp (standaard), Nagekeken of Getekend. Bij Nagekeken vraagt de app of er nog een handtekening volgt (Markeer als definitief).
PDF	bij Nagekeken of Getekend	Het bestand; bij een ontwerp mag je het later opladen.

In het venster Meesturen naar een vennoot:

Veld	Verplicht	Uitleg
Vennoot	ja	Zoek op naam of nummer. Een vennoot zonder e-mailadres staat in de lijst maar kun je niet kiezen. Bij een brief is enkel de vennoot aan wie ze gericht is te kiezen.

Knoppen

Knop	Wat het doet	Wie
Exporteren (CSV)	Geeft de lijst met de huidige filters, met de volledige SHA-256 en de namen van wie tekende; geen andere persoonsgegevens (een brief staat er met het vennootnummer, niet met de naam).	bestuurders en lezers
Bestand opladen	Zet een nieuw document in het archief (Een document opladen).	bestuurders
Getekende PDF, PDF	Downloadt de getekende PDF, anders de PDF zoals hij gemaakt is. Elke download staat in de audit-trail.	bestuurders en lezers
Audittrail	Downloadt het bewijs van de ondertekendienst, als het document zo getekend werd.	bestuurders en lezers
Openen	Toont de stappen van het document: nakijken, de getekende PDF opladen, terug naar ontwerp of annuleren (Een document nakijken en laten tekenen).	bestuurders en lezers
Meesturen	Stuurt de getekende PDF als bijlage per e-mail naar een vennoot (Een document meesturen).	bestuurders