De aanwezigheid registreren
Voor: bestuurders · Schermen: Vergadering
Doel
Vastleggen wie op de vergadering is: aanwezig, op afstand of vertegenwoordigd. Bij een AV komen de vennoten uit het register op de dag van de vergadering. De eerste registratie neemt de momentopname: het register op die dag, met de stemmen per vennoot volgens de statuten. Een boeking die daarna komt, verandert ze niet.
Vooraf
- Het is de dag van de vergadering of later: vóór de dag zelf kan je nog niets aanvinken.
- Bij een AV zijn de volmachten geregistreerd (Een volmacht registreren).
- Bij een rechtspersoon ken je de naam en de functie van de wettelijke vertegenwoordiger.
Stappen
- Open het dossier, tab Deelnemers, en kies Uit het register laden (bij een raad van bestuur Bestuur
laden). Voeg met Deelnemer toevoegen toe wie nog ontbreekt: een bestuurder, de commissaris, de voorzitter, de
secretaris, de stemopnemers of een waarnemer.
- Open de tab Aanwezigheden en vink per deelnemer Aanwezig aan, of kies Op afstand of Volmacht. Zoek op
naam of nummer, of toon enkel wie nog niet aangevinkt is.
- Een rechtspersoon neemt deel via zijn wettelijke vertegenwoordiger: vul de naam en de functie in en kies
Bewaren. Dat is geen volmacht.
- Bovenaan staan het aantal aanwezigen, vertegenwoordigden en deelnemers op afstand, de stemmen en aandelen die
aanwezig zijn, en per soort besluit of het quorum gehaald is.
Velden
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Aanwezig, Op afstand, Volmacht | ja | Op afstand enkel als de vergadering dat toelaat, en bij een AV nooit voor de voorzitter, de secretaris en de stemopnemers; Volmacht enkel met een aanvaarde volmacht of aanwijzing. |
| Vertegenwoordigd door (naam, functie) | bij een rechtspersoon | De wettelijke vertegenwoordiger; tot 300 tekens. |
| Zoek op naam of nummer | nee | Filtert de lijst. |
Daarna
- Lijst afdrukken geeft de aanwezigheidslijst op papier om te laten tekenen. Het getekende exemplaar laad je op bij Stukken: Een vergadering sluiten.
- Moet de momentopname toch opnieuw (bv. een intekening van vóór de vergadering die te laat geboekt werd), kies dan Momentopname opnieuw nemen met een reden; na het eerste besluit kan dat niet meer.
- Het stemrecht schorsen, de schorsingen op een tweede vergadering en de vragen: zie Goed om te weten, en voor de vragen Vergadering.
- Daarna: Stemmen invoeren.
Goed om te weten
Deelnemers. Uit het register laden neemt elke vennoot die op de dag van de vergadering aandelen heeft (wie later instapt, staat er niet op); Bestuur laden stelt de gebruikers met de rol bestuurder voor. Met de hand voeg je ook een bestuurder toe die tijdens het boekjaar in functie was, of de vennoten belast met de controle: dan komt er op de AV een wettelijk punt "Kwijting aan de vennoten belast met de controle" bij. De wettelijke vertegenwoordiger van een rechtspersoon vul je in met het potlood. Een vennoot uit het register verwijder je niet: hij volgt het register.
Aanwezigheden. De vakjes zijn groot, voor een tablet. Bij een raad van bestuur kies je bij Volmacht de bestuurder die vertegenwoordigt. Een volmacht mag je registreren vóór de volmachtdrager er is, maar de stemmen van de vennoot tellen pas mee voor quorum en stemming zolang de volmachtdrager aanwezig of op afstand is; tot dan staat op de regel "Volmachtdrager niet aangemeld: telt niet mee". Een koppel met een mede-houder staat er één keer op, met "Stemrecht: uitgeoefend door … (art. 6:21 WVV)".
Geschorst stemrecht. Bij een AV kan een bestuurder op de regel van een vennoot Stemrecht schorsen kiezen: de grond (opgevraagde stortingen niet gedaan, art. 6:41 WVV; geen aangewezen houder van gezamenlijke aandelen, art. 6:21 WVV; of een andere grond) en een reden. De vennoot blijft op de aanwezigheidslijst, met "Stemrecht geschorst (art. 6:41 WVV): reden" (ook op de papieren lijst, met 0 stemmen), maar zijn aandelen tellen nergens mee (art. 6:78 WVV): niet in het totaal waarop het quorum berekend wordt, niet bij de aanwezige aandelen en niet in de stemming of een deelstemming per soort, ook niet als iemand met een volmacht of aanwijzing voor hem stemt. De volmachten die hij zelf voor andere vennoten draagt, tellen wel: de schorsing gaat over zijn eigen aandelen. Bovenaan en bij elk besluit staat dan "x aandelen met geschorst stemrecht tellen niet mee (art. 6:78 WVV)"; die zin wordt met het besluit bewaard voor de notulen. Schorsing opheffen vraagt een reden. Schorsen en opheffen kan enkel vóór het eerste besluit van de vergadering, en beide staan in de audit-trail.
Schorsingen op een tweede of verdaagde vergadering. Een schorsing gaat niet vanzelf mee: de grond kan intussen weg zijn (de storting is gedaan, er is een houder aangewezen). Bovenaan het tabblad Aanwezigheden van de tweede of verdaagde vergadering staat Beslis de schorsingen van de eerste vergadering, met elke vennoot die op de eerste vergadering geschorst was. Kies per vennoot Opnieuw schorsen (de reden van de eerste vergadering staat al ingevuld; pas ze aan als dat nodig is) of Niet meer geschorst met een reden: dan tellen zijn aandelen weer mee. Dat moet vóór het eerste besluit, want het telt mee voor quorum en meerderheid (art. 6:78 WVV): tot alle vennoten beslist zijn, kan je op het tabblad Besluiten niets invoeren en toont het dossier een waarschuwing. Beide keuzes staan in de audit-trail.
Momentopname. Neem je ze opnieuw, dan blijft de vorige versie bewaard. Zodra er een momentopname is, verandert de datum van de vergadering niet meer.
De papieren lijst zet alle vennoten alfabetisch, met een vak om te tekenen. Wie een volmacht of aanwijzing kreeg, tekent ook op de regel van de vennoot die ze gaf; wie op afstand deelneemt, staat erop als "op afstand", zonder vak. Daaronder staat Andere aanwezigen: wie deelneemt zonder vennoot te zijn (bestuurders, de commissaris, de secretaris, genodigden), met een vak om te tekenen en zonder stemmen. Het getekende exemplaar hoort bij het archief van de vergadering.