Een volmacht registreren
Voor: bestuurders · Schermen: Vergadering
Doel
Vastleggen dat een vennoot zich laat vertegenwoordigen op een algemene vergadering. Je registreert een volmacht zodra ze binnenkomt, ook weken vóór de vergadering. Bij Aanvaarden kijkt de app de regels van de statuten na: zijn volmachten toegelaten, moet de volmachtdrager een vennoot zijn, hoeveel volmachten mag één persoon dragen, en heeft de volmachtgever op de dag van de vergadering nog aandelen.
Vooraf
- De vergadering is een AV of een buitengewone AV; een raad van bestuur heeft geen volmachten.
- De volmachtdrager staat op het tabblad Deelnemers (bv. na Uit het register laden).
- Wil een mede-houder voor de vennoot stemmen, dan is dat een Aanwijzing stemrecht (art. 6:21), geen volmacht.
Stappen
- Open het dossier, tab Volmachten. Kies Volmacht, de Volmachtgever, de Volmachtdrager en de dag van
ontvangst, en kies Volmacht registreren.
- De volmacht staat op "ontvangen". Kies Aanvaarden.
- De volmacht is aanvaard. Slaagt een regel niet, dan zegt de app welke.
Velden
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Volmacht, Aanwijzing stemrecht (art. 6:21) | ja | Een volmacht, of de aanwijzing van de mede-houder van die vennoot. |
| Volmachtgever | ja | De vennoot die zich laat vertegenwoordigen. |
| Volmachtdrager | ja | Een deelnemer van de vergadering. |
| Ontvangen op | ja | De dag dat de volmacht binnenkwam; standaard vandaag. |
| Reden | bij afwijzen | Afwijzen is definitief; de vennoot kan daarna een nieuwe volmacht geven. |
Daarna
- De stemmen van de vennoot tellen pas mee voor quorum en stemming zolang de volmachtdrager aanwezig of op afstand is: De aanwezigheid registreren.
- Bij elke momentopname kijkt de app de aanvaarde volmachten opnieuw na. Een volmacht die niet meer geldig is, behoud je met een reden of wijs je af, vóór het sluiten.
- Een volmacht uit het portaal, het maximum per volmachtdrager en de aanwijzing van een mede-houder: zie hieronder.
Goed om te weten
Het maximum per volmachtdrager. Een rechtspersoon die via zijn wettelijke vertegenwoordiger deelneemt, telt niet mee voor dat maximum.
Een volmacht die niet meer klopt. Is een aanvaarde volmacht bij een nieuwe momentopname niet meer geldig (bv. de aandelen zijn intussen overgedragen), dan blijft ze aanvaard en telt ze nog, maar het tabblad zegt waarom ze niet meer klopt: wijs ze af met een reden. Een volmacht die op de aanwezigheidslijst gebruikt wordt, wijs je pas af nadat je de aanwezigheid van de vennoot hebt aangepast. Wil je ze toch laten meetellen, dan behoud je ze met een reden, zodat de keuze van het bureau in de audit-trail staat.
Een volmacht uit het portaal staat er met via portaal, de naam die de vennoot typte en een link naar het Volmachtformulier. Met Aanvaarden kies je dan eerst de deelnemer die de volmachtdrager is; daarna kijkt de app de regels na zoals bij elke volmacht. Trekt de vennoot ze in vóór je ze aanvaardt, dan verdwijnt ze uit het tabblad (de audit-trail houdt ze bij).
De aanwijzing van een mede-houder. Een mede-houder voeg je toe als deelnemer bij zijn vennoot. De schriftelijke aanwijzing van de vennoot kan ook als de statuten geen volmachten toelaten, telt niet mee voor het maximum per volmachtdrager, en gaat enkel naar de mede-houder van die vennoot. Per vennoot en vergadering is er één vertegenwoordiging: een volmacht of een aanwijzing. Voor een andere vennoot is een mede-houder een gewone volmachtdrager, en geen vennoot met stemrecht (laten de statuten enkel vennoten als volmachtdrager toe, dan kan hij dat dus niet).