Kalender

Taken op dit scherm: De jaarkalender opvolgen

De Jaarkalender zet per jaar op een rij wat de wet en de statuten van het bestuur vragen: de stappen van de jaarcyclus (de oproeping van de algemene vergadering, de stukken ter inzage, de vergadering zelf, de boekwaarde, de uittredingen en de neerlegging van de jaarrekening) en de stappen van elke bestuurswissel. Elke stap heeft een uiterste datum, de wettelijke of statutaire grond en een link naar het scherm waar hij gebeurt. Je opent het scherm met Kalender in het menu (een module; zie Modules en je pakket). Hoe de app de datums rekent, staat onder Hoe de app rekent.

Velden

Veld	Wat het toont
Jaar	Het jaar van de kalender; standaard het lopende jaar.
Uiterlijk	De uiterste datum van de stap.
Stap	Wat er moet gebeuren, met eronder de waarschuwingen en, bij een bestuurswissel, de dag van het besluit.
Basis	Het artikel van de wet of de statuten.
Status	Open, Binnen … dagen (vanaf de eerste herinnering van die stap), Te laat, Klaar of Overgeslagen.
In de app	De link naar het scherm waar de stap gebeurt.

Knoppen

Knop	Wat het doet	Wie
AV-dossier, Vergaderingen	Opent het dossier van de algemene vergadering, of Vergaderingen zolang ze niet gepland is.	bestuurders en lezers
Boekjaren	Opent Boekjaren, voor de boekwaarde per aandeel.	bestuurders en lezers
Bestuur	Opent Bestuur, met de checklist van een bestuurswissel.	bestuurders en lezers

Hoe de app rekent

Op dit scherm vink je geen stap af en sla je er geen over; er is geen agenda-bestand. De herinneringsmails linken enkel naar het scherm.

De stap Jaarrekening neerleggen bij de NBB (art. 3:10) heeft twee grenzen. Uiterlijk zeven maanden na het einde van het boekjaar, in kalendermaanden zoals de AV: boekjaar tot 31/12 → 31/07, tot 14/01 → 14/08, tot 30/06 → 31/01. En binnen dertig dagen na de goedkeuring van de jaarrekening: zodra de app de datum van goedkeuring kent (ingevuld bij het boekjaar onder Boekjaren, of de gesloten AV die de jaarrekening goedkeurde), toont de kalender de vroegste van de twee. Een AV op 06/06/2027 geeft zo 06/07/2027 in plaats van 31/07/2027; de herinneringen schuiven mee.

Staat de AV-regel als datum in de statuten, dan rekent de jaarkalender ook vanaf die dag: de AV van Zonnewind cv op 06/06/2027 en de oproeping uiterlijk op 22/05/2027. Geven de statuten nog andere termijnen vóór de AV (regel Statutaire termijnen vóór de jaarvergadering: per regel een omschrijving, een aantal dagen of maanden en het artikel), dan krijgt de jaarcyclus per regel een stap: bij Zonnewind cv de jaarrekening naar de vennoten belast met de controle één maand vooraf (art. 35, 06/05/2027) en de agendapunten van vennoten tot tien dagen vooraf (art. 29, 27/05/2027).

Zodra de gewone AV van dat boekjaar in Vergaderingen gepland is (Plannen), rekent de jaarkalender niet meer vanaf de statutaire dag maar vanaf de datum van die vergadering: de oproeping, de stukken ter inzage en de statutaire termijnen vóór de AV. Een ontwerp verschuift niets, want het kan een voorlopige datum hebben; de kalender zegt dan bij de stap: "Er staat een ontwerp van de vergadering op {datum}. Plan de vergadering om de kalender die datum te laten volgen." De uiterste dag van de oproeping is dezelfde als in de wizard van de oproeping (de vergaderdag min de oproepingstermijn van de statuten, minstens vijftien dagen). De stap Stukken ter inzage leggen valt op de inzagedatum die je op het tabblad Stukken van de vergadering invult, anders vijftien dagen vóór de vergadering (art. 6:82); de omschrijving noemt de stukken. Verplaats je de vergadering of de inzagedatum, dan schuiven de stappen die nog niet afgewerkt zijn mee, met hun herinneringen; een afgevinkte stap houdt zijn datum. Elke ochtend zet de app die stappen ook zelf recht, bijvoorbeeld na een wijziging van de oproepingstermijn in de statuten. Annuleer je de vergadering, dan rekent de kalender weer vanaf de statutaire dag. Een vergadering met een verkeerde datum gepland? Pas de datum aan of annuleer ze; in beide gevallen schuiven de stappen mee. Een buitengewone AV of een tweede vergadering verandert niets aan de stappen vóór de AV.

De stappen Algemene vergadering houden en Boekwaarde per aandeel vastleggen volgen de vergadering die de jaarrekening goedkeurt: de geplande of gehouden vergadering van dat boekjaar met de goedkeuring van de jaarrekening op de agenda, zolang geen eerdere vergadering ze goedkeurde. Dat is de gewone AV, de verdaagde vergadering na een verdaging (art. 6:84), of een tweede vergadering na een eerste zonder quorum (zo'n tweede vergadering komt voor een gewoon besluit uit de statuten). Een tweede vergadering voor enkel een statutenwijziging verandert niets. Zodra de jaarrekening goedgekeurd is, volgen de stappen de dag van de goedkeuring.

Verdaagt de AV de jaarrekening en staat de verdaagde vergadering nog niet gepland, dan schuiven die twee stappen meteen naar drie weken na de eerste vergadering, en zegt de kalender: "De goedkeuring van de jaarrekening is op {datum} verdaagd (art. 6:84 WVV). Plan de verdaagde vergadering, uiterlijk op {datum}." Staat de verdaagde vergadering als ontwerp in de app, dan noemt de kalender dat ontwerp; zodra ze gepland is, volgen de stappen haar datum. Annuleer je ze, dan staan de stappen weer drie weken na de eerste vergadering.

Vul je de datum van goedkeuring in bij het boekjaar onder Boekjaren (bijvoorbeeld omdat je de vergadering buiten de app hield), dan staat Algemene vergadering houden afgewerkt op die dag; de boekwaarde blijft open tot je ze invoert. Staat er ook een gesloten vergadering in de app op een andere dag, dan zegt de kalender: "De goedkeuring bij het boekjaar ({datum}) verschilt van de vergadering in de app ({datum})." De datum bij het boekjaar gaat voor. Wis je die datum later, dan blijft de afgewerkte stap afgewerkt en volgt de boekwaarde weer de vergadering.

Valt de vergadering na de statutaire dag of later dan zes maanden na het einde van het boekjaar (art. 3:1 §1), dan volgt de kalender die datum toch en toont de stap dezelfde waarschuwing als het dossier. Een vergadering vóór de statutaire dag of op een ander uur geeft in de kalender geen waarschuwing; het dossier meldt wel elk verschil met de statuten. Ligt de inzagedatum minder dan vijftien dagen vóór de vergadering, dan zegt de stap Stukken ter inzage leggen: "De stukken liggen pas ter inzage vanaf {datum}, minder dan vijftien dagen vóór de vergadering (art. 6:82 WVV)."