Vergadering
Taken op dit scherm: Een vergadering plannen, De agenda opmaken, De oproeping versturen, Een volmacht registreren, De aanwezigheid registreren, Stemmen invoeren, Een belangenconflict melden, Een vergadering sluiten, De notulen opmaken
Het dossier van één vergadering. Je opent het met een klik op een vergadering in Vergaderingen. Bovenaan staan de titel, de soort, de status, de datum, het uur, de plaats en bij een AV het boekjaar, met rechts de knoppen voor de status. Daaronder de waarschuwingen: een afwijking van de statutaire datum met de reden, later dan zes maanden na het einde van het boekjaar, een gehouden AV zonder getekende aanwezigheidslijst, aanvaarde volmachten die bij de laatste momentopname niet meer geldig zijn, vertegenwoordigde vennoten waarvan de volmachtdrager niet aangemeld is, en op een tweede of verdaagde vergadering het geschorste stemrecht van de eerste.
Daaronder de tabbladen. Oproeping, Verzendlog en Volmachten horen bij een algemene vergadering, niet bij een raad van bestuur. Lezers zien het hele dossier, zonder de knoppen. De regels per tabblad staan bij de taken hierboven.
Velden
| Tabblad | Wat het toont |
|---|---|
| Stukken | De stukken uit het archief bij de vergadering (de verslagen van het boekjaar, de getekende aanwezigheidslijst en wat je koppelt), met hun status, en de dag vanaf wanneer ze ter inzage liggen (standaard vijftien dagen vóór de vergadering, art. 6:82 WVV). |
| Agenda | De agendapunten in hun volgorde, met de soort besluit; de wettelijke punten staan er als wettelijk. Per punt een toelichting en een voorstel van besluit, en bij een punt over het bestuur de personen. |
| Oproeping | De oproeping in drie stappen (agenda, toelichting, controle) en wat er verstuurd is. |
| Verzendlog | Per vennoot hoe de oproeping vertrok (e-mail of post), of ze aankwam, en de downloadlink van de stukken. |
| Deelnemers | De vennoten uit het register op de dag van de vergadering, en wie je met de hand toevoegt (bestuurders, de commissaris, de voorzitter, de secretaris, de stemopnemers, een waarnemer). |
| Vragen | De vragen die vennoten vooraf stellen, met het antwoord. |
| Volmachten | De volmachten en de aanwijzingen stemrecht, met hun status: ontvangen, aanvaard, afgewezen. |
| Aanwezigheden | Per deelnemer aanwezig, op afstand of vertegenwoordigd; bovenaan het aantal aanwezigen, de stemmen en de aandelen, en per soort besluit of het quorum gehaald is. |
| Besluiten | Per agendapunt dat een besluit vraagt de regel op de dag van de vergadering en het besluit in woorden, met de stemmen; bij een raad van bestuur ook de belangenconflicten. |
| Notulen | De notulen: de feiten uit het dossier, de bespreking per punt, de ondertekenaars en de PDF. |
Knoppen
| Knop | Wat het doet | Wie |
|---|---|---|
| Plannen | Van ontwerp naar gepland (Een vergadering plannen). | bestuurders |
| Gehouden | Van gepland naar gehouden, pas vanaf de dag van de vergadering. | bestuurders |
| Annuleren | Annuleert een ontwerp of een geplande vergadering, met een reden als je wilt; na een verstuurde oproeping met een bericht aan de vennoten of uitdrukkelijk zonder. | bestuurders |
| Nieuwe vergadering plannen | Na een verstuurde oproeping: annuleert de vergadering en maakt een nieuwe met dezelfde agenda. | bestuurders |
| Sluiten | Sluit een gehouden vergadering (Een vergadering sluiten). | bestuurders |
| Toevoegen, Bewaren | Een agendapunt toevoegen en de agenda bewaren (De agenda opmaken). | bestuurders |
| Oproeping opstellen, Versturen | De oproeping in drie stappen (De oproeping versturen). | bestuurders |
| Uit het register laden, Bestuur laden | Laadt de vennoten op de dag van de vergadering (een AV) of de bestuurders (een raad van bestuur). | bestuurders |
| Deelnemer toevoegen | Een deelnemer met de hand, met zijn rol. | bestuurders |
| Volmacht registreren, Aanvaarden, Afwijzen | Een volmacht vastleggen en beoordelen (Een volmacht registreren). | bestuurders |
| Lijst afdrukken | De aanwezigheidslijst op papier, om te laten tekenen. | bestuurders |
| Stemrecht schorsen | Schorst het stemrecht van een vennoot op een AV, met de grond en een reden. | bestuurders |
| Momentopname opnieuw nemen | Een nieuwe versie van de stemmen per vennoot, met een reden; enkel vóór het eerste besluit. | bestuurders |
| Stemmen invoeren, Uitkomst invoeren, Niet gestemd | Het besluit op een agendapunt (Stemmen invoeren). | bestuurders |
| Verdagen (art. 6:84 WVV) | Stelt de beslissing over de jaarrekening drie weken uit. | bestuurders |
| Tweede vergadering plannen, Verdaagde vergadering plannen | Na "Geen quorum" of een verdaging: een nieuwe vergadering met de punten die terugkomen. | bestuurders |
| Belangenconflict melden | Bij een besluit van een raad van bestuur (Een belangenconflict melden). | bestuurders |
| Getekende aanwezigheidslijst opladen, Stuk koppelen | Een stuk bij de vergadering zetten. | bestuurders |
| Vraag toevoegen | Een vraag van een vennoot noteren. | bestuurders |
| Notulen opstellen, PDF maken | De notulen (De notulen opmaken). | bestuurders |
Goed om te weten
Stukken. Het tabblad toont de stukken uit het archief die bij de vergadering horen: de verslagen van het boekjaar (gemaakt bij Verslagen, ze komen er vanzelf bij als de AV al bestaat), de getekende aanwezigheidslijst en wat je zelf koppelt, met de status en de getekende PDF om te downloaden. Stuk koppelen kiest een stuk uit het archief dat nog bij geen vergadering hoort (ook een getekend verslag); het ontkoppelpictogram haalt het er weer af. Getekende aanwezigheidslijst opladen (bij een AV, zodra ze gehouden is) neemt de gescande, getekende papieren lijst als PDF en bewaart ze als getekend archiefstuk bij de vergadering. Na het sluiten kan je nog stukken koppelen en de lijst opladen, maar niets meer ontkoppelen.
Vragen. Vragen die vennoten vooraf stellen, noteer je met de vennoot en de vraag; het antwoord vul je in en bewaar je per vraag (de app zet de datum). Na het sluiten van de vergadering kan enkel het antwoord nog wijzigen.
De status. Een geannuleerde vergadering blijft in de lijst.