Het scheidingsaandeel uitbetalen

Voor: bestuurders · Schermen: Uittreding, Betalen, Betaalbestand

Doel

Het scheidingsaandeel van een uittreding betalen: de rekening van de vennoot opvragen, een betaalbestand voor de bank maken en de betaling vastleggen. Het rekeningnummer is een gevoelig gegeven: enkel gevraagd voor de uitbetaling, enkel volledig zichtbaar met Volledig tonen (met een regel in de audit-trail), enkel in het betaalbestand, en 90 dagen na de betaling gewist.

Vooraf

• Het scheidingsaandeel is bepaald (Een uittreding verwerken).
• Er is een bevestigde uitkeringstoets die de betaaldatum dekt (bij Boekjaren); een toets dekt twaalf maanden vanaf zijn datum. Zonder toets staat er "Wacht op een bevestigde uitkeringstoets".
• Eenmalig, bij Instellingen › Uittreding: de rekening van de coöperatie, het formaat van het betaalbestand, de herinneringen, en of de app het rekeningnummer vanzelf vraagt.

Stappen

1. De rekening opvragen. Open de uittreding en kies Betalingsgegevens opvragen (of laat de app het doen). De vennoot krijgt een e-mail en de uittreding staat op Wachtend op betalingsinfo. Heeft hij geen e-mailadres, vul de gegevens dan zelf in met Betalingsgegevens invullen.
2. Opvolgen. Vult de vennoot zijn rekening in, dan staat de uittreding op Klaar voor betaling. Gaat hij niet akkoord met het bedrag, kies dan Herwaarderen of Bedrag behouden met een toelichting.
3. Een betaalbestand maken. Open Uittredingen › Betalen, selecteer de uittredingen, kies de uitvoeringsdatum en Betaalbestand maken.
4. Downloaden en opladen bij de bank. Kies Downloaden, als XML (SEPA) of CSV; je bevestigt eerst opnieuw met je tweede factor.
5. Betaald of geweigerd. Heeft de bank betaald, kies Alles betaald op … met de datum, of Betaald per betaling. Weigerde de bank een betaling, kies Geweigerd met de reden.

Velden

Veld	Verplicht	Uitleg
Rekeningnummer (IBAN)	ja, bij invullen	Een geldig IBAN.
Naam rekeninghouder	ja, bij invullen	Tot 70 tekens.
BIC	nee	Enkel voor een rekening buiten België.
Reden	ja, bij invullen door het bestuur	Bv. "Brief van de vennoot van 12/10/2026" of "Erfgenamen".
Toelichting voor de vennoot	ja, bij bedrag behouden	De vennoot krijgt deze tekst per e-mail.
Uitvoeringsdatum	nee	Standaard de volgende werkdag.
Betaald op	ja	De datum waarop de bank betaalde.
Reden	ja, bij geweigerd	Waarom de bank weigerde.

Daarna

• De betaling staat onder de uitkeringstoets en de uittreding op Betaald. Een geweigerde betaling gaat terug naar Wachtend op betalingsinfo en de vennoot krijgt een nieuwe vraag.
• Je mag ook een deel betalen, onder dezelfde toets en tot het bedrag dat hij dekt. Het restbedrag blijft een schuld en staat op Opgeschort (art. 6:120 §1 WVV) tot een volgende toets het dekt.
• Het betaalbestand bevat de volledige rekeningnummers: bewaar het niet langer dan nodig.

Eenmalig instellen

Eenmalig instellen (Instellingen › Uittreding, enkel bestuurders):

• Betalingsgegevens opvragen bij de vennoot: staat dit aan, dan vraagt de app het rekeningnummer vanzelf zodra het scheidingsaandeel te betalen is. Standaard uit; je kan het ook per uittreding zelf doen.
• Herinneringen: na hoeveel dagen de eerste herinnering vertrekt, daarna elke hoeveel dagen en hoeveel er hoogstens zijn (standaard 7, 14 en 3; 0 = geen). Na de laatste krijg je een melding.
• Rekening van de coöperatie (naam, IBAN, eventueel BIC): de rekening waarvan de betalingen vertrekken. Zonder rekening kan er geen betaalbestand komen.
• Formaat van het betaalbestand: laat de standaard (pain.001.001.09) staan, tenzij de bank enkel .001.03 aanvaardt.

De rekening opvragen en opvolgen

1. De rekening opvragen. Op Uittredingen staat een uittreding die te betalen is op Klaar voor betaling. Kies Betalingsgegevens opvragen (of laat de app het doen). De vennoot krijgt een e-mail en de uittreding staat op Wachtend op betalingsinfo. Heeft de vennoot toegang tot het vennotenportaal, dan opent de knop in de mail het portaal; anders staat er een persoonlijke link in, 30 dagen geldig en één keer te gebruiken. Heeft de vennoot geen e-mailadres, dan vertrekt er niets en vul je de gegevens zelf in.

2. Opvolgen. Bij de uittreding zie je sinds wanneer de rekening gevraagd is, hoeveel herinneringen er vertrokken en de historiek (gevraagd, herinnerd, ingediend, betwist). De lijst heeft een filter Wachtend op betalingsinfo.

• Ingevuld door de vennoot: de uittreding staat op Klaar voor betaling. Het IBAN is gemaskeerd; Volledig tonen toont het. Staat bij de bron "via de persoonlijke link", of wijkt de naam van de rekeninghouder sterk af van die van de vennoot, kijk het dan na vóór je betaalt.
• Niet akkoord met het bedrag: de vennoot gaf een reden, de status blijft Wachtend. Kies Herwaarderen (de vennoot krijgt een nieuwe vraag met het nieuwe bedrag) of Bedrag behouden met een toelichting (de vennoot krijgt de vraag opnieuw).
• Geen antwoord: na de laatste herinnering krijg je een melding. Contacteer de vennoot, vraag opnieuw met Opnieuw sturen (de oude link vervalt), of vul de gegevens zelf in met Betalingsgegevens invullen, met een reden zoals "Brief van 12/10/2026" of "Erfgenamen".

Betalen: de toets en in delen betalen

5. Betalen: leg de betaling vast. Dat kan enkel met een bevestigde uitkeringstoets die de betaaldatum dekt (zie Uitkeringstoets). Een toets dekt twaalf maanden vanaf zijn datum. De app koppelt de betaling aan die toets. Zonder toets toont de lijst "Wacht op een bevestigde uitkeringstoets". Slaagt een test niet, kies dan Opschorten met de reden; de betaling blijft dan open.
6. In delen betalen: je mag ook een deel betalen, in één of meer keren, zolang de toets loopt en tot het bedrag dat de toets dekt. Het venster stelt telkens voor wat nog verschuldigd is. Een betaling onder het verschuldigde bedrag sluit de uittreding niet af: het restbedrag blijft een schuld en de app zet het op Opgeschort (art. 6:120 §1 WVV), met de betaling en de toets als reden ("Restbedrag € 500 na een betaling van € 1.000 onder de uitkeringstoets van 12/03/2027"). Een volgende schijf betaal je onder dezelfde toets zolang die loopt en tot het getoetste bedrag; is dat bedrag op, dan neemt een volgende uitkeringstoets enkel het restbedrag op. Is alles betaald, dan staat de uittreding op Betaald. Bij de uittreding zie je elke betaling met haar datum, bedrag en toets, en wat nog te betalen is; de lijsten "Te betalen" en "Opgeschort" tonen het restbedrag, "van" het volle bedrag. Het restbedrag telt mee in "te betalen scheidingsaandelen" en in de afstemming. Herwaarderen kan nooit onder wat al betaald is.

3. Een betaalbestand maken. Open Uittredingen › Betalen. De lijst toont wat klaar is met een rekening; een uittreding die nog wacht op de vennoot staat in de telling erboven. Een uittreding zonder bevestigde uitkeringstoets die vandaag een betaling dekt kan niet mee (zie Uitkeringstoets). Selecteer de uittredingen, kies de uitvoeringsdatum (standaard de volgende werkdag) en Betaalbestand maken. Zolang een uittreding in een open bestand zit, kan haar rekening niet meer veranderen.

4. Downloaden en opladen bij de bank. Kies bij het bestand Downloaden, als XML (SEPA) of CSV. Je bevestigt eerst opnieuw met je tweede factor, en elke download komt in de audit-trail. Het bestand bevat de volledige rekeningnummers: bewaar het niet langer dan nodig, de app bewaart het zelf niet. Toont de app dat het bestand verschilt van het eerst gedownloade (bv. omdat een betaling intussen geweigerd werd), controleer dan bij de bank wat al opgeladen is.

Welke jaarrekening telt en binnen welke termijn je betaalt, stel je in bij Instellingen › Regels, onder Uittreding en uitsluiting.