Een document opladen

Voor: bestuurders · Schermen: Documenten

Doel

Een nieuw verslag, een jaarrekening, een oproeping, notulen of een overig stuk in het archief van de coöperatie zetten, met zijn PDF. Het komt als ontwerp in de lijst; daarna kijk je het na en laat je het tekenen (Een document nakijken en laten tekenen). Kies voor de jaarrekening die de algemene vergadering goedkeurt de soort Jaarrekening, niet Verslag: ze wordt vóór de vergadering niet getekend, dus nagekeken is ze af en gaat ze zonder bevestiging mee met de oproeping.

Vooraf

• De module Documenten staat aan; zie Modules en je pakket.
• Je hebt de PDF van het document bij de hand (voor een ontwerp mag je haar ook later opladen).
• Is het document al nagekeken of al getekend (bijvoorbeeld op papier en ingescand), kies dan bij Status bij opladen meteen die status: een PDF is dan verplicht.

Stappen

1. Open Documenten en kies Bestand opladen.
2. Kies de Soort, geef het document een Titel en vul eventueel het Boekjaar in. Met de module Vergaderingen kies je ook een Vergadering: het stuk komt dan meteen bij de stukken van die vergadering.
3. Kies de PDF en controleer Zichtbaar voor en Status bij opladen. Standaard is het document een Ontwerp.
4. Kies Opladen. Het document staat in de lijst, met de status Ontwerp.

Velden

Veld	Verplicht	Uitleg
Soort	ja	Verslag, Jaarrekening, Oproeping, Notulen, Aanwezigheidslijst of Overig.
Titel	ja	Tot 200 tekens.
Boekjaar	nee	Een jaar tussen 1900 en 2200.
Vergadering	nee	Een vergadering die niet gesloten of geannuleerd is; met een boekjaar enkel die van dat jaar, tenzij je Alle vergaderingen tonen aanvinkt.
Zichtbaar voor	ja	Bestuur of Vennoten. Een stuk voor het bestuur gaat nooit naar de vennoten: niet mee met een oproeping en niet in de lijst ter inzage.
Status bij opladen	ja	Ontwerp, Nagekeken of Getekend.
PDF	bij Nagekeken of Getekend	Het bestand; bij een ontwerp mag je het later opladen.

Daarna

• Het document is een ontwerp: open het met Openen om het na te kijken en de getekende PDF op te laden (Een document nakijken en laten tekenen).
• Een getekend document is onveranderlijk. Een document sturen naar een vennoot: Een document meesturen.
• De regels per soort document, en hoe de lijst filtert en exporteert, staan in Documenten.