De agenda opmaken
Voor: bestuurders · Schermen: Vergadering
Doel
De agendapunten van een vergadering vastleggen, in hun volgorde, met per punt de soort besluit, een toelichting en een voorstel van besluit. De agenda bepaalt waarover de vergadering beslist. Een gewone AV krijgt de wettelijke punten uit het sjabloon; die blijven staan.
Vooraf
- De vergadering staat in de app (Een vergadering plannen).
- De oproeping is nog niet verstuurd: daarna wijzigt de agenda niet meer, ook niet voor een tikfout.
Stappen
- Open het dossier, tab Agenda. Typ het Nieuw agendapunt, kies de Soort besluit en kies Toevoegen.
- Het punt staat op de agenda; de app meldt dat er een wijziging niet bewaard is. Klik op de titel om het punt te
openen. Met de pijltjes zet je de punten in een andere volgorde; een eigen punt schrap je met het vuilbakje.
- Vul de Toelichting en het Voorstel van besluit in en kies Agenda en punt bewaren.
- De agenda is bewaard.
Velden
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Nieuw agendapunt, Titel | ja | Tot 300 tekens. |
| Soort besluit | ja | Geen besluit, gewoon besluit, statutenwijziging, wijziging van het voorwerp, uitsluiting, benoeming, ontslag of ontslagname van een bestuurder, ontbinding, kwijting of ander besluit; de soort bepaalt de regel bij de stemming. |
| Toelichting | nee | Komt onder het agendapunt in de brief en de e-mail van de oproeping; tot 4000 tekens. |
| Voorstel van besluit | nee | Komt als "Voorstel van besluit: …" onder de toelichting; tot 4000 tekens. Niet bij een punt zonder besluit. |
| Personen | nee | Bij een benoeming, ontslag of ontslagname van een bestuurder: wie het punt betreft. |
Daarna
- Een geschrapt punt blijft in de audit-trail.
- Bij een punt over het bestuur noem je de personen; bij het sluiten van de vergadering komen ze in het bestuurdersregister. Zie Personen bij een agendapunt over het bestuur.
- De oproeping neemt de agenda over: De oproeping versturen.
Goed om te weten
- Agenda uit het sjabloon. Een AV krijgt meteen de wettelijke punten: de verslagen over de uitgifte van aandelen (art. 6:108 §2) en over de uittredingen (art. 6:120 §2), het bijzonder verslag als de coöperatie erkend is of een sociale onderneming, de jaarrekening, de bestemming van het resultaat, de kwijting aan de bestuurders en, met een commissaris, aan de commissaris. Die punten blijven op de agenda.
De wettelijke punten schrap je niet. De notulen schrijf je op het tabblad Notulen; zie De notulen opmaken.
Personen bij een agendapunt over het bestuur
Bij een punt Benoeming bestuurder, Ontslag bestuurder of Ontslagname bestuurder noem je in het venster van het punt (klik op de titel) wie het betreft, onder Personen, en voeg je ze een voor een toe met Persoon toevoegen:
- Benoeming: een vennoot, een gebruiker van de app (bestuurder of lezer) of een vrije naam, bij een rechtspersoon met de vaste vertegenwoordiger, met de functie en het einde van de termijn. De termijn staat standaard op het aantal jaar dat de statuten bepalen, gerekend vanaf de vergadering; leeg betekent geen vaste termijn.
- Herbenoeming (enkel op een algemene vergadering) en einde van het mandaat (bij een benoeming of een ontslag): een lopend mandaat uit het bestuurdersregister (menu › Bestuur).
- Ontslagname: een lopend mandaat. Een ontslagname is een punt zonder stemming: de vergadering neemt er kennis van, zonder voorstel van besluit, en het staat niet op het volmachtformulier.
Zonder register of zonder personen blijft het agendapunt gewone tekst. De personen gaan mee als je Bewaren kiest, en liggen vast zoals de rest van de agenda: niet meer te wijzigen zodra de oproeping verstuurd is of de vergadering gesloten is. Schrap je een punt, of verandert het van soort, dan vallen de personen weg die er niet meer bij passen. Een vergadering van de raad van bestuur biedt Benoeming bestuurder enkel aan als de statuten coöptatie toestaan (Statuten › Bestuur); een herbenoeming beslist de algemene vergadering.