Bestuur

Taken op dit scherm: Een mandaat toevoegen, Een mandaat verlengen, Een mandaat beëindigen, Een bestuurswissel afwerken

Het bestuurdersregister: per mandaat de bestuurder, de functie, het begin en het einde van de termijn, wie benoemde (de AV, de raad van bestuur bij coöptatie of de oprichtingsakte), de publicatie in het Belgisch Staatsblad en de toegang tot de app. Je opent het met Bestuur in het menu, groep Vergaderen & bestuur. Lezers zien het register; enkel bestuurders wijzigen.

Bovenaan telt de app de wissels die nog te publiceren zijn en de termijnen die aflopen of verlopen zijn. Vanaf 90 dagen vóór het einde van de termijn staat bij een lopend mandaat een oranje badge "Termijn loopt af op …", en zodra de termijn voorbij is een rode badge "Termijn verlopen". Onder de lijst staat een kaart per lopende bestuurswissel, met zijn checklist.

Velden

Veld	Wat het toont
Bestuurder	De naam, het vennootnummer of "geen vennoot", en bij een rechtspersoon de vaste vertegenwoordiger.
Functie	Bestuurder, voorzitter, ondervoorzitter, gedelegeerd bestuurder, secretaris of penningmeester.
Mandaat	Het begin en het einde van de termijn ("geen termijn"), of "(einde)" bij een beëindigd mandaat; een verlenging met "verlenging van …" en "verlengd tot …".
Benoemd door	AV, RvB (coöptatie) of oprichtingsakte, met de datum van het besluit.
Publicatie	Gepubliceerd met de datum in het Staatsblad, Te publiceren met de uiterste dag van de neerlegging, of Geen publicatie.
Toegang app	De rol van de gekoppelde gebruiker: bestuurder, lezer, uitgenodigd, rol ingetrokken, of geen account.

In het venster Nieuw mandaat:

Veld	Verplicht	Uitleg
Vennoot, Gebruiker van de app, Naam	één van de drie	Een vennoot, een gebruiker, beide, of enkel een naam (tot 200 tekens): een bestuurder hoeft geen van beide te zijn. Bij het einde van het mandaat verliest de gebruiker de rol bestuurder.
Vaste vertegenwoordiger	nee	Voor een rechtspersoon als bestuurder (art. 2:55 WVV), tot 200 tekens.
Functie	ja	Standaard Bestuurder.
Benoemd door	ja	Algemene vergadering, raad van bestuur (coöptatie tot de volgende AV) of oprichtingsakte.
Besluit van een vergadering	nee	Met de module Vergaderingen: een afgesloten vergadering met een passend agendapunt; de datum van het besluit is dan de vergaderdatum.
Datum van het besluit	nee	Niet later dan vandaag.
Begin van het mandaat	ja	De eerste dag van het mandaat.
Einde van de termijn	nee	Na het begin. Leeg: geen termijn.
Neergelegd ter griffie op, Gepubliceerd in het Staatsblad op	nee	Voor een mandaat van vóór de app: vul in wat al gebeurd is; niet vóór het besluit, de publicatie niet vóór de neerlegging.
Referentie van de publicatie	nee	Enkel met de datum van publicatie, tot 50 tekens.
Opmerking	nee	Tot 2000 tekens.

Knoppen

Knop	Wat het doet	Wie
Nieuw mandaat	Voegt één mandaat toe (Een mandaat toevoegen).	bestuurders
Nieuw besluit	Eén besluit en één publicatie voor meerdere bestuurders, tot 30 per besluit; alles of niets.	bestuurders
Verlengen	Een herbenoeming (Een mandaat verlengen).	bestuurders
Beëindigen	Het einde van een mandaat (Een mandaat beëindigen).	bestuurders
Verlengen (n), Beëindigen (n)	Hetzelfde voor de aangevinkte mandaten, op één datum van het besluit.	bestuurders
Wijzigen	Corrigeert wat verkeerd werd ingegeven (menu ⋯); verandert nooit de toegang tot de app.	bestuurders
Intrekken (vergissing)	Haalt een mandaat dat per vergissing werd ingegeven uit het register, met een reden (menu ⋯).	bestuurders
Checklist openen	De stappen van een bestuurswissel (Een bestuurswissel afwerken); lezers zien ze zonder af te vinken.	bestuurders en lezers

Goed om te weten

Het scherm heette vroeger Instellingen › Bestuurders.

• Nieuw mandaat: een nieuwe bestuurder geef je toegang bij Gebruikers.
• Beëindigen: het mandaat eindigt intern op de datum van het besluit (de AV, of de kennisname van een ontslag), niet later dan vandaag. Is het mandaat aan een gebruiker gekoppeld en heeft die geen ander lopend mandaat, dan verliest die meteen de rol bestuurder in de app: de volgende klik op een scherm van het bestuur wordt geweigerd. Een rol als lezer en een portaal als vennoot blijven. De laatste bestuurder met toegang kan zijn mandaat niet beëindigen: geef eerst een andere bestuurder toegang.
• Nieuw besluit: één besluit (bv. de AV) en één publicatie voor meerdere bestuurders tegelijk. Bovenaan vul je in wat voor allen geldt (benoemd door, datum van het besluit, begin, einde van de termijn, neerlegging, publicatie en opmerking), daaronder een rij per bestuurder (vennoot, gebruiker of naam, vertegenwoordiger, functie, en enkel als die afwijkt een eigen einde van de termijn). Met Rij toevoegen komen er rijen bij, tot 30 per besluit. Alles wordt samen bewaard, of niets: is een rij niet in orde, dan toont de app de fout bij die rij. Er komt één checklist voor de dag van het besluit.
• Meerdere mandaten beëindigen: vink de lopende mandaten aan in de eerste kolom (of alle met het vakje bovenaan) en klik Beëindigen (n). Ze eindigen samen op één datum van het besluit met één reden, met dezelfde regels als Beëindigen: wie geen ander lopend mandaat buiten de selectie heeft, verliest de rol bestuurder. Zou er zo geen bestuurder met toegang overblijven, dan weigert de app en wordt niets beëindigd.
• Verlengen (een herbenoeming): naast een lopend mandaat, of voor de aangevinkte mandaten met Verlengen (n). Vul de datum van het besluit in (niet later dan vandaag), wie benoemde, het einde van de nieuwe termijn (leeg: geen termijn) en, als ze al gebeurd zijn, de neerlegging en de publicatie. De app maakt een nieuw mandaat voor dezelfde persoon en functie. Het begint de dag na het einde van de huidige termijn, of op de datum van het besluit als die later valt; het huidige mandaat eindigt de dag ervoor met de reden Termijn verstreken. De rol in de app blijft. Er komt één checklist voor de dag van het besluit: ook een herbenoeming wordt neergelegd en gepubliceerd. In de lijst staat bij het oude mandaat "verlengd tot …" en bij het nieuwe "verlenging van …". Een mandaat dat al verlengd of beëindigd is, verleng je niet opnieuw.
• Besluit van een vergadering: met de module Vergaderingen kies je in elk formulier dat een datum van het besluit vraagt (nieuw mandaat, nieuw besluit, verlengen, beëindigen, wijzigen) het besluit uit een keuzelijst. Daarin staan enkel de afgesloten vergaderingen van je coöperatie met een passend agendapunt dat beslist werd: "Benoeming bestuurder" voor een benoeming of herbenoeming, "Ontslagname bestuurder" voor een ontslagname, en "Benoeming bestuurder" of "Ontslag bestuurder" voor een ander einde (bij een overlijden is er geen vergadering). De datum van het besluit is dan de vergaderdatum en kan je niet aanpassen; wie benoemde volgt uit de vergadering (de AV, of de raad van bestuur bij een vergadering van de raad). In het register staat de vergadering onder "Benoemd door". Laat je de keuzelijst leeg (een besluit buiten de app, bv. een AV van vóór de app), dan vul je zoals voordien zelf de datum en eventueel een opmerking in. Zonder de module Vergaderingen is er geen keuzelijst.
• Termijn loopt af: het signaal verdwijnt zodra het mandaat verlengd of beëindigd is. Er gaat geen e-mail uit.
• Wijzigen (menu ⋯ naast het mandaat): corrigeer wat verkeerd werd ingegeven, in hetzelfde formulier als een nieuw mandaat. Bij een beëindigd mandaat corrigeer je ook de datum, de reden, de neerlegging en de publicatie van het einde; een einde ongedaan maken kan niet, en de rol in de app komt niet terug (geef die opnieuw bij Gebruikers). Verander je de datum van het besluit, dan verhuist de checklist mee: die van de nieuwe dag start (of het mandaat sluit aan bij de checklist van die dag), en die van de oude dag wordt geannuleerd als er geen mandaten meer bij horen en nog niets afgevinkt is.
• Intrekken (vergissing) (menu ⋯): voor een mandaat dat per vergissing werd ingegeven, met een reden. Het verdwijnt uit het register, blijft in de audit-trail en kan daarna niet meer gewijzigd worden. Anders dan Beëindigen blijft de rol in de app zoals hij is en komt er geen checklist. De checklist van die dag wordt geannuleerd als er geen mandaten meer bij horen en nog niets afgevinkt of overgeslagen is; anders blijft ze staan en zegt de app dat (annuleer ze dan zo nodig in de Kalender).
• Publicatie: "Te publiceren" toont tot wanneer je de wissel bij de griffie neerlegt (30 dagen na het besluit). De publicatie maakt de wissel enkel tegenwerpelijk aan derden; intern geldt de datum van het besluit. Zet je de stap Publicatie van de checklist op "Niet van toepassing" en is er geen datum van publicatie, dan toont het mandaat de grijze status Geen publicatie (met je reden) en telt het niet meer mee in "N wissels nog te publiceren". Een wissel moet normaal wel neergelegd en gepubliceerd worden (WVV 2:8): sla de stap enkel over voor een mandaat dat al vóór de app gepubliceerd was, en vul dan liever de datum van publicatie in. De app waarschuwt je bij het overslaan van de neerlegging of de publicatie.
• Checklist bij een wissel: een nieuw mandaat of een einde zet een checklist per datum van het besluit (een einde en een benoeming door dezelfde AV delen er één), met de stappen in de kalender en herinneringen: neerlegging bij de griffie (30 dagen, formulieren I en II via de e-griffie), publicatie in het Staatsblad, KBO nakijken, UBO-register in MyMinfin (binnen een maand, enkel als de wissel een UBO raakt), toegang in de app, bankmandaten, ondertekenaars van de ondertekenintegratie en de website. Vink een stap af met de dag waarop hij gedaan is; bij de neerlegging en de publicatie vult de app die dag in bij de mandaten van de wissel. Bij de publicatie kun je ook de Referentie Staatsblad meegeven: die komt bij alle mandaten van de wissel die die dag gepubliceerd zijn en nog geen referentie hebben. Een stap die niet van toepassing is, sla je over met een reden. Een besluit van meer dan 30 dagen geleden (een mandaat van vóór de app) zet geen checklist. De app legt zelf niets neer en registreert niets.