Ga naar hoofdinhoud

Gebruikershandleiding

Voor bestuurders en lezers van een coöperatie, en voor vennoten in het vennotenportaal. Deze handleiding beschrijft wat er nu is: aanmelden en de tweede stap, een coöperatie kiezen, vennoten, transacties, uittredingen, het register en uittreksels, de import van een bestaand register, instellingen en export (zie ook functioneel.md).

De eerste keer​

  1. Je krijgt een e-mail van Deelgenoot om je account in te stellen (de link is 7 dagen geldig). Bestond je account al, dan krijg je in plaats daarvan een mail "je bent toegevoegd aan …" en sla je deze stappen over.
  2. Klik op de link en kies een wachtwoord (minstens 12 tekens, niet gelijk aan je e-mailadres).
  3. Stel de authenticator-app in. Installeer een app zoals Google Authenticator, Microsoft Authenticator of FreeOTP, scan de barcode en typ de code die de app toont. Zonder deze stap kom je niet binnen; dat kan niet worden overgeslagen.
  4. Bewaar je herstelcodes. Je krijgt 12 codes van de vorm ABCD-EFGH-IJKL. Bewaar ze op een veilige plek buiten je telefoon (een wachtwoordbeheerder of afgedrukt in een kluis). Ze worden niet opnieuw getoond. Elke code werkt één keer. Vink aan dat je ze bewaard hebt en ga verder.
  5. Je bent aangemeld. Heb je meerdere coöperaties, kies er dan één; met één coöperatie ga je meteen door.

Kwam de mail niet aan? Kijk in je ongewenste mail en vraag anders de platformbeheerder of het bestuur om de mail opnieuw te sturen. Dat kan zolang je nog niet hebt aangemeld.

Aanmelden​

  1. Ga naar de webpagina van Deelgenoot. Je wordt doorgestuurd naar de aanmeldpagina.
  2. Vul je e-mailadres en wachtwoord in.
  3. Bevestig de tweede stap: met je passkey (één tik, zie hieronder) als je er een hebt, anders met de code uit je authenticator-app.

Andere tweede stap? Kies Probeer op een andere manier: de authenticator-app, een herstelcode (elke code werkt één keer) of je passkey.

Je blijft aangemeld zolang je actief bent: na 60 minuten zonder gebruik of na 8 uur in totaal meld je opnieuw aan. Gebruik je een gedeelde computer, meld dan altijd af.

Dit toestel 30 dagen vertrouwen​

Vink bij de tweede stap Dit toestel 30 dagen vertrouwen aan. Op die browser vraagt Deelgenoot daarna 30 dagen lang alleen je wachtwoord. Doe dat enkel op je eigen laptop of telefoon, nooit op een gedeelde of openbare computer.

  • Elke browser apart: op een ander toestel, of in een andere browser, volgt de tweede stap gewoon.
  • Je vertrouwde toestellen staan onder Mijn account › Aanmelden: klik onderaan in de zijbalk op je naam. Daar verwijder je een toestel dat je kwijt bent; de tweede stap is dan meteen weer nodig.
  • Kies je een nieuw wachtwoord, of verdwijnt je laatste authenticator-app of passkey, dan vervalt het vertrouwen van al je toestellen.
  • Een API-sleutel aanmaken en Mijn account zelf vragen altijd opnieuw je tweede stap, ook op een vertrouwd toestel.

Een passkey: de tweede stap zonder code​

Een passkey vervangt het overtypen van een code door één bevestiging: je vingerafdruk, je gezicht of de pincode van je toestel. Hij werkt met Touch ID, Windows Hello, Face ID en de passkeys van Apple, Google en wachtwoordbeheerders.

  1. Meld aan en open Mijn account › Aanmelden: klik onderaan in de zijbalk op je naam.
  2. Kies bij Passkey voor Instellen en bevestig op je toestel. Bewaar je je passkey bij Apple of Google, dan werkt hij ook op je andere toestellen.
  3. Bij het aanmelden komt de passkey voortaan als eerste. Op een toestel zonder je passkey kies je Probeer op een andere manier voor de code uit de app, of je gebruikt de passkey op je telefoon via de QR-code die je browser toont.

Je authenticator-app en je herstelcodes blijven gelden; verwijder de app niet.

Een coöperatie kiezen en wisselen​

  • Heb je meerdere coöperaties, dan kies je er na het aanmelden één. Je rol kan per coöperatie verschillen (bestuurder of lezer).
  • Wisselen kan bovenaan in de navigatie, onder Coöperatie.
  • In de navigatie zie je enkel wat je rol toelaat. Een lezer ziet geen "Nieuwe transactie", "Import" of "Instellingen". Ook als je het adres van zo'n scherm typt, weigert de app het.

Onderaan staat je naam, je rol en "MFA actief": je bent met een tweede stap aangemeld.

Hulp bij een scherm​

De knop ? (onderaan in de zijbalk, op een telefoon rechtsboven) opent deze handleiding in een nieuw tabblad, op het deel dat bij het scherm hoort.

Afmelden​

Kies het afmeldpictogram naast je naam, onderaan de navigatie. Je wordt afgemeld in de app én in het aanmeldsysteem.

Het vennotenportaal (voor vennoten)​

Een vennoot met een uitnodiging voor het portaal meldt zich aan en komt meteen in het portaal, niet in de schermen van het bestuur. Het portaal is gemaakt voor een telefoon: alles staat in kaarten onder elkaar.

  • Mijn coöperaties. Ben je vennoot van meer dan één coöperatie, dan zie je ze na het aanmelden samen: per coöperatie je vennootnummer, je aantal aandelen en wat je gestort hebt, en bovenaan het totaal. Tik op een coöperatie om ze te openen. Met één coöperatie ga je er meteen naartoe. Elke coöperatie ziet enkel haar eigen gegevens; wat je samen ziet, komt uit je eigen vennootrecords.
  • Wisselen doe je bovenaan: tik op de naam van de coöperatie en kies een andere, of Mijn coöperaties.
  • Mijn aandelen toont je aandelen per soort met hun nummers en het gestorte bedrag, en je eigen boekingen (intekening, overdracht, uittreding, tegenboeking) met de datum. Onder het bedrag staat wat "gestort" is: "Wat je voor deze aandelen betaalde. Dit is niet de waarde bij uittreding." Van een eigen overdracht zie je enkel de naam van de andere vennoot ("van Karel De Smet" of "aan Zonnedak Gent bv": voornaam en naam, of de naam van een rechtspersoon), geen vennootnummer en niets anders (art. 6:24 en 6:25 WVV). Daaronder staat sinds wanneer je vennoot bent (dezelfde datum als op je uittreksel en in de vennotenlijst van het bestuur; na een uittreding en een nieuwe intekening de datum van die nieuwe intekening), of wanneer je uittrad, en welk getekend register geldt: het versienummer en de datum van ondertekening. Het register zelf (de PDF) staat niet in het portaal.
  • Uittreksel (PDF) downloadt het nieuwste uittreksel dat het bestuur voor je maakte, getekend als het getekend is. Staat er "Er zijn boekingen na dit uittreksel", dan staan je laatste boekingen er nog niet in, met erbij: "Vraag een nieuw uittreksel aan het bestuur." Is er nog geen uittreksel, dan zegt het portaal dat. Heeft je coöperatie het uittreksel in het portaal uitgezet, dan zie je de knop niet.
  • Mijn gegevens (onderaan, Gegevens) toont wat de coöperatie van je heeft, zoals in het register: naam, e-mailadres, telefoon, adres, hoe je oproepingen krijgt en je taal. Het rijksregisternummer staat er bewust niet. Naam, geboortedatum en rijksregisternummer wijzig je nooit via het portaal: onder je naam staat "Klopt je naam niet? Neem contact op met het bestuur." Je laadt in het portaal geen identiteitsbewijs op.
    • Oproepingen per e-mail of post (art. 2:32 WVV): krijg je alles per post, dan lees je boven de knop wat je kiest ("Je krijgt de oproepingen en andere mededelingen van … voortaan per e-mail op …, niet meer per post. Je kan dit altijd terugzetten.") en tik je Per e-mail ontvangen. Er is geen apart vinkje: die knop is je keuze, en de coöperatie bewaart wanneer je hem gebruikte en welke versie van die tekst je zag. Is het e-mailadres in het register het adres waarmee je net aanmeldde, of al bevestigd, dan geldt je keuze meteen, met vandaag als datum. Is het een ander adres, dan krijg je eerst een mail op dat adres met een link: open ze en tik Bevestigen; pas dan krijg je alles per e-mail (het bestuur hoeft niets goed te keuren). Tot dan kun je Link opnieuw sturen of Toch per post. Wijzigt het e-mailadres in het register intussen (het bestuur past het aan, of een e-mailwijziging wordt goedgekeurd), dan vervalt die bevestiging meteen: de link werkt niet meer en je kiest opnieuw. Krijg je alles per e-mail, dan zet Terug naar post het meteen terug. Per e-mail kan enkel met een e-mailadres in het register. Heeft je coöperatie dit uitgezet, dan zie je de kaart niet en vraag je het bestuur.
    • Wijziging aanvragen: kies E-mailadres, Adres of Telefoon, vul het nieuwe in en een reden, en tik Aanvragen. Een nieuw e-mailadres bevestig je eerst: je krijgt een mail op dat adres met een link (standaard 24 uur geldig, één keer bruikbaar); open ze en tik E-mailadres bevestigen (je meldt je aan als dat nog niet zo is). Pas daarna beslist het bestuur. Bevestig je het niet binnen 7 dagen, dan vervalt het verzoek en wordt het adres gewist; je kan een nieuw verzoek doen. Een adres of telefoonnummer gaat meteen naar het bestuur. Moet de coöperatie je telefoonnummer niet meer hebben, laat dan het nummer leeg: het bestuur haalt het weg als het je verzoek goedkeurt. Je krijgt een e-mail als het bestuur je verzoek goedkeurt of afwijst, met zijn bericht. Na een goedgekeurde e-mailwijziging krijgt ook je oude adres een melding, met het nieuwe adres deels verborgen: zo merk je het als iemand anders dit vroeg.
    • Onder Mijn verzoeken zie je je verzoeken en hun status. Een lopend verzoek kun je Intrekken (een gevraagd e-mailadres wordt dan meteen gewist; dat van een afgewezen verzoek na 30 dagen); een link die niet aankwam of verliep, vraag je opnieuw met Link opnieuw sturen (niet binnen enkele minuten na de vorige, en hoogstens enkele per dag). Per soort loopt er één verzoek tegelijk.
  • Een coöperatie kan voorlopig geen tweede stap (passkey of authenticator-app) van haar vennoten vragen: aanmelden met de link volstaat (beslissing 137.10). Zodra dat kan en een coöperatie het vraagt, zie je bij die coöperatie na aanmelden met enkel de link alleen haar naam en de knop Aanmelden met tweede stap.
  • Via het menu rechtsboven open je Tweede stap (dezelfde pagina als Mijn gegevens › Tweede stap: passkey of authenticator-app instellen, vervangen of verwijderen) en meld je je af. Het portaal stuurt je niet naar de accountpagina van de aanmelddienst: je tweede stap beheer je enkel in het portaal, waar de regels van je coöperaties gelden (beslissing 146.3). Bestuurders en lezers houden Mijn account onderaan in de zijbalk.
  • Enkel nog te raadplegen. Heeft je coöperatie de module Vennotenportaal niet meer in haar abonnement, dan staat bovenaan "Het portaal van {coöperatie} is enkel nog te raadplegen. Neem contact op met het bestuur." Je ziet nog je gegevens, je aandelen, je uittreksel en je verzoeken, maar je kunt niets meer doen: geen wijziging aanvragen, de keuze e-mail of post niet wijzigen (ze staat er nog, grijs), geen verzoek intrekken of een link opnieuw sturen, en later ook geen vragen, volmacht of uittredingsverzoek. Op Mijn coöperaties staat bij die coöperatie Enkel nog te raadplegen. Wil je iets wijzigen, vraag het dan aan het bestuur. Klik je dan op de link in een bevestigingsmail (een nieuw e-mailadres), dan zegt de pagina "Deze link werkt niet meer omdat je in het portaal van deze coöperatie geen wijzigingen meer kan doen; vraag het bestuur om je e-mailadres aan te passen." Een coöperatie die het portaal nooit had, of waar nog geen enkele vennoot voor het portaal uitgenodigd werd, zie je niet in het portaal.
  • Tijdelijk niet beschikbaar. Is het portaal tijdelijk uitgeschakeld voor je coöperatie (door het platform), dan staat ze op Mijn coöperaties met enkel haar naam en de zin "Het portaal is tijdelijk niet beschikbaar.", en zegt elke pagina van die coöperatie hetzelfde. Je ziet dan even niets, ook je gegevens en aandelen niet; dat komt terug zodra het portaal weer beschikbaar is.

Het rijksregisternummer staat nergens in het portaal, ook niet op het uittreksel.

  1. Vul op de aanmeldpagina van het portaal je e-mailadres in en kies Stuur mij een link. De pagina zegt altijd hetzelfde ("als er een account is ..."), ook voor een adres zonder account.
  2. Je krijgt een e-mail met een link en een code van acht cijfers, in twee groepjes van vier (bv. 1234 5678). Ze zijn 15 minuten geldig en werken één keer.
  3. Lees je de mail in dezelfde browser, klik dan op de link. Lees je hem op een ander toestel (je gsm), typ dan de code over op de aanmeldpagina, met of zonder de spatie (ook gekopieerd uit de mail werkt). De link werkt enkel in de browser waarin je hem aanvroeg; een doorgestuurde link werkt niet.
  • Vroeg je de mail niet aan? Doe niets: zonder de link of de code kan niemand zich aanmelden.
  • Hoogstens één mail per minuut en vijf per uur. Kies Stuur een nieuwe e-mail als hij niet aankomt.
  • Vijf foute codes binnen een kwartier blokkeren het aanmelden met link of code voor dat account een kwartier, ook met de juiste code. Wacht dan en vraag een nieuwe mail. Een bestuurder kan intussen gewoon aanmelden met wachtwoord en tweede stap: foute codes blokkeren het wachtwoord nooit.
  • Komen er op korte tijd foute codes binnen voor veel verschillende accounts (standaard tien binnen een kwartier), dan krijgt de platformbeheerder een mail (enkel het aantal accounts en het tijdvenster, hoogstens één per venster): dat wijst op een aanval op een hele coöperatie, niet op een vennoot die zich vergist. Voor de vennoot verandert er niets.

Vennoten​

  • Wijzigingsverzoeken (knop bovenaan Vennoten): wat vennoten via het portaal vroegen, met per verzoek wat het register nu heeft, wat gevraagd is en de reden. Goedkeuren past de vennoot meteen aan; in de audit-trail staat de wijziging met "Wijzigingsverzoek van de vennoot" en de reden. Afwijzen… vraagt een bericht aan de vennoot; er verandert niets. De vennoot krijgt in beide gevallen een e-mail. Een nieuw e-mailadres keur je pas goed nadat de vennoot het met de link bevestigde ("Wacht op bevestiging door de vennoot"); afwijzen kan wel al. Bevestigt de vennoot niet binnen 7 dagen, dan vervalt het verzoek ("Vervallen (niet bevestigd)") en wordt het adres gewist. Een verzoek dat op het bestuur wacht, vervalt nooit; zolang verzoeken openstaan, krijgt elke bestuurder hoogstens om de 14 dagen één herinnering die zegt hoeveel verzoeken openstaan (een melding, en een e-mail volgens je voorkeur onder Meldingen; lezers krijgen ze niet). Ook een nieuw telefoonnummer keur je hier goed of af; "Geen telefoonnummer meer (verwijderen)" betekent dat de vennoot zijn nummer weg wil, en goedkeuren maakt het leeg. Het gevraagde e-mailadres van een ingetrokken verzoek is meteen gewist; dat van een afgewezen verzoek zie je nog 30 dagen bij het afgehandelde verzoek (voor het geval de vennoot de afwijzing betwist), daarna staat er "Adres gewist". Het verzoek zelf, je beslissing en je bericht blijven. Onder Afgehandeld zie je wie wanneer besliste. Een lezer ziet de lijst, maar beslist niet. De keuze e-mail of post (art. 2:32) zet de vennoot zelf in het portaal (als de coöperatie dat aan laat); het tijdstip en de versie van de tekst die hij zag, staan in de audit-trail. Je kan de keuze ook zelf vastleggen op vraag van de vennoot, ook met een e-mailadres dat hij niet bevestigde. Een goedgekeurde e-mailwijziging stuurt ook een melding naar het oude adres. De termijnen (link 24 uur, 5 minuten tussen twee links, 5 mails per dag, 7 dagen, 14 dagen, 30 dagen) zijn instellingen van het platform.
  • Vennoten toont iedereen die aandelen heeft of had. Zoek op naam, nummer, gemeente of e-mail; filter op status (actief, uitgetreden, nog geen aandelen, alle), op aandelensoort en op contact (zonder e-mail, per post, per e-mail, zonder bruikbaar adres). Het Overzicht toont hoeveel actieve vennoten hun oproeping per e-mail en per post krijgen, met een link naar wie geen e-mailadres heeft. Per soort zie je het aantal aandelen, de inbreng (nominale waarde) en de boekwaarde.
  • Vennoten zonder bruikbaar e-mail- of postadres: zolang er actieve vennoten zijn die een oproeping niet kan bereiken, staat dat op het Overzicht en boven de lijst Vennoten, met een link of knop naar de gefilterde lijst. De regel is die van de oproeping: e-mail telt als de vennoot voor e-mail koos, met een e-mailadres en de datum van die keuze; anders telt de post als straat en gemeente ingevuld zijn en de post naar dat adres niet teruggekeerd is. Vul het adres aan of leg de keuze voor e-mail vast, en de vennoot valt uit de telling.
  • De status volgt uit de boekingen: wie aandelen heeft, is actief; wie ze allemaal kwijt is (uittreding of overdracht), is uitgetreden op de datum van die boeking. Tekent een uitgetreden vennoot opnieuw in, dan wordt die weer actief onder hetzelfde vennootnummer. Een vennoot wordt nooit verwijderd.
  • Exporteren (XLSX) downloadt de lijst met dezelfde filters, bv. voor de uitnodiging van de algemene vergadering. Elke export wordt gelogd: exports bevatten persoonsgegevens, bewaar ze dus niet langer dan nodig. Deze export (XLSX of CSV) is een lijst, geen back-up: per vennoot staat er één tweede contactpersoon in (de mede-houder als er een is). Heeft een vennoot zowel een mede-houder als een contactpersoon, dan staat die contactpersoon niet in het bestand; de app meldt dan vóór het downloaden hoeveel vennoten dat zijn. De volledige export (JSON, Instellingen › Gegevens) bewaart alles.
  • Klik op een vennoot voor de gegevens, het saldo per soort ("x van max. y") met de aandeelnummers, en de volledige historiek van boekingen. Een tegenboeking toont naar welke boeking ze verwijst; een overdracht met wie.
  • Uittreksel (PDF) (bestuurders) maakt een uittreksel uit het register voor deze vennoot: zijn aandelen per soort met de nummers en het gestorte bedrag, en welk getekend register geldt. Het verschijnt onder Uittreksels, waar ook lezers het downloaden. Laat je coöperatie uittreksels tekenen, dan wacht het op je handtekening (zie Register). In het vennotenportaal ziet de vennoot het nieuwste uittreksel dat klaar of getekend is (zie Het vennotenportaal); een uittreksel dat nog op een handtekening wacht, ziet hij niet.
  • Identificatie: staan de aandelen op twee namen ("X en Y"), dan is het één vennoot met een mede-houder (voeg die toe op de tab Contact, zie hieronder); een persoon met een eenmanszaak krijgt een handelsnaam en ondernemingsnummer; een buitenlandse onderneming een btw-nummer met landcode. Het rijksregisternummer wordt versleuteld bewaard en verschijnt gemaskeerd (••.••.••-•••.28). Bestuurders zien het volledig met Tonen; elke keer komt in de audit-trail. Het staat nooit in een export, het register of een uittreksel.
  • Bestuurders kunnen een vennoot toevoegen en gegevens bewerken. Of je zelf een vennootnummer ingeeft, hangt af van de instelling van je coöperatie. Een nieuwe vennoot heeft nog geen aandelen; hij wordt actief met de eerste intekening.
  • De tab Contact van een vennoot bevat het adres, e-mail, telefoon en taal, en het kanaal voor oproepingen en wettelijke berichten (art. 2:32 WVV): per post, of per e-mail als de vennoot daarom gevraagd heeft, met de datum van die vraag. E-mail kan enkel met een e-mailadres en een datum die niet in de toekomst ligt; zonder keuze krijgt een vennoot alles per post. Elke wijziging van het kanaal staat in de audit-trail.
  • Andere berichten (nieuwsbrief): een aparte toestemming, met de datum waarop ze gegeven werd. Uitvinken trekt ze in.
  • Tweede contactpersoon: bij een rechtspersoon de vertegenwoordiger. Bij een persoon een mede-houder of een contactpersoon. Verwijderen kan, de geschiedenis blijft in de audit-trail.
    • Een mede-houder is iemand wiens naam samen met de vennoot in het register staat ("X en Y"): meer personen hebben rechten op dezelfde aandelen. Het is geen aanduiding van een huwelijk. Staan de aandelen op naam van één echtgenoot, dan is de andere geen mede-houder, wat hun huwelijksstelsel ook is; de coöperatie registreert dat stelsel niet en leidt er niets uit af. De mede-houder staat mee in het register, op het uittreksel en op brieven ("Voorbeeld, Jan en An Denkbeeld"). De oproeping gaat naar de vennoot; de mede-houder krijgt een kopie als hij een eigen e-mailadres heeft, verschillend van dat van de vennoot. Bij een gedeeld adres of bij post gaat er geen kopie: de brief is al aan beide namen gericht.
    • Stemrecht (art. 6:21 WVV: bij meer rechthebbenden op een aandeel wordt één persoon tegenover de vennootschap aangewezen als houder van het stemrecht): dat is de vennoot. Het vennootdetail toont "Stemrecht: uitgeoefend door [naam vennoot] (art. 6:21 WVV)." Op een vergadering stemt de mede-houder voor de vennoot enkel met een schriftelijke aanwijzing stemrecht van de vennoot voor die vergadering (geen volmacht; zie Vergaderingen › Volmachten). Het koppel telt als één vennoot: één stem bij "één stem per vennoot", en de stemmen van de aandelen één keer bij "per aandeel".
    • Een contactpersoon (niet in het register) staat nooit in het register, op het uittreksel of op brieven en krijgt geen oproeping. Het bestuur kan deze persoon contacteren als de vennoot niet bereikbaar is.
    • Een contactpersoon wordt mede-houder: er is geen knop om de rol te wijzigen. Het bestuur doet het in twee stappen op de tab Contact: (1) kies Mede-houder toevoegen en vul naam, e-mail en telefoon van de persoon in; (2) kies bij de contactpersoon Bewerken en daarna Verwijderen. Beide stappen staan in de audit-trail.
  • Notities zijn enkel voor bestuurders (lezers zien ze niet) en komen nooit op documenten.

Transacties boeken (bestuurders)​

Kies Nieuwe transactie (of Transactie boeken bij een vennoot) en doorloop drie stappen:

  1. Gegevens: het type, de vennoot, de aandelensoort, de datum en de beslissing van de raad van bestuur (datum en agendapunt van het verslag).
    • Intekening: geef het aantal. Aandelen zijn altijd volgestort: de app berekent het bedrag als aantal × de waarde op de boekingsdatum (de nominale waarde, of de laatste goedgekeurde boekwaarde, volgens de regels van de soort). De vennoot krijgt de volgende vrije aandeelnummers; nummers worden nooit hergebruikt.
    • Overdracht en uittreding: vink de aandeelnummers aan die de vennoot overdraagt of laat uittreden, of typ ze (bv. 3-5, 9). Het bedrag is de oorspronkelijke inleg van precies die aandelen; bij een overdracht krijgt de ontvanger de aandelen met hun nummer en inleg.
  2. Controle: de app toont of alles klopt (datum, prijs, nummers, maximum per vennoot, beslissing) en hoe de saldi er na de boeking uitzien. Faalt een controle, dan kan je niet boeken.
  3. Geboekt: de boeking staat in het journaal. Ze is definitief en komt pas in het wettelijke register met een nieuwe getekende versie; het Overzicht toont hoeveel boekingen daar nog op wachten.

Journaal en tegenboeken​

  • Journaal toont alle boekingen, de laatste eerst, met nummers, bedragen en beslissing. Filter op type, soort en periode, of exporteer naar XLSX.
  • Een fout herstel je met Tegenboeken (bestuurders): geef de datum en de reden. De tegenboeking draait de boeking volledig terug, met dezelfde nummers en hetzelfde bedrag; een overdracht altijd als geheel. De oorspronkelijke boeking blijft zichtbaar. Heeft de vennoot de aandelen intussen niet meer, draai dan eerst de latere boekingen terug.

Uittredingen​

Een vennoot kan uittreden in de uittredingsperiode van het boekjaar (volgens het WVV de eerste zes maanden, in kalendermaanden: tot en met de dag vóór dezelfde dag zes maanden na het begin van het boekjaar; bij een boekjaar vanaf 1 januari 30 juni, vanaf 15 januari 14 juli, vanaf 1 juli 31 december). De uittreding werkt op de laatste dag van die periode.

  1. Aanvraag: kies Uittredingen › Nieuwe aanvraag (of Uittreding aanvragen bij de vennoot). Duid de aandelen aan waarmee de vennoot uittreedt en de datum waarop je de aanvraag ontving. De app toont meteen de uitwerkingsdatum, of dat de datum buiten de periode valt. Die nummers kunnen daarna niet meer overgedragen worden tot de aanvraag afgerond is.
  2. Aanvaarden met de beslissing van de raad van bestuur. Weigeren kan enkel als de aanvraag ongeldig is; de vennoot kan intrekken tot de uitwerkingsdatum.
  3. Uittreding boeken kan vanaf de uitwerkingsdatum: de boeking krijgt die datum.
  4. Scheidingsaandeel bepalen: de app rekent per aandeel volgens de regels van de soort (standaard: de inleg, met als maximum de netto-actiefwaarde per aandeel) en toont welke jaarrekening ze gebruikt. Ontbreekt die jaarrekening nog, leg dan eerst de boekwaarde vast bij Instellingen › Boekjaren. Werd de boekwaarde vervangen terwijl het scheidingsaandeel nog niet betaald is, dan kan je Herwaarderen met een besluit van de raad. Een herwaardering is een apart besluit: het venster vraagt de verwijzing en de datum van dat besluit (niet in de toekomst). Het nieuwe bedrag volgt de geldende boekwaarde en het plafond, de vervaldatum blijft, het oude bedrag blijft in de historiek met het besluit en de dag van de invoer. Was het restbedrag na een gedeeltelijke betaling opgeschort, dan noemt de reden daarna het nieuwe restbedrag.
  5. Betalen: leg de betaling vast. Dat kan enkel met een bevestigde uitkeringstoets die de betaaldatum dekt (zie Jaarrekening en uitkeringstoets). Een toets dekt twaalf maanden vanaf zijn datum. De app koppelt de betaling aan die toets. Zonder toets toont de lijst "Wacht op een bevestigde uitkeringstoets". Slaagt een test niet, kies dan Opschorten met de reden; de betaling blijft dan open.
  6. In delen betalen: je mag ook een deel betalen, in één of meer keren, zolang de toets loopt en tot het bedrag dat de toets dekt. Het venster stelt telkens voor wat nog verschuldigd is. Een betaling onder het verschuldigde bedrag sluit de uittreding niet af: het restbedrag blijft een schuld en de app zet het op Opgeschort (art. 6:120 §1 WVV), met de betaling en de toets als reden ("Restbedrag € 500 na een betaling van € 1.000 onder de uitkeringstoets van 12/03/2027"). Een volgende schijf betaal je onder dezelfde toets zolang die loopt en tot het getoetste bedrag; is dat bedrag op, dan neemt een volgende uitkeringstoets enkel het restbedrag op. Is alles betaald, dan staat de uittreding op Betaald. Bij de uittreding zie je elke betaling met haar datum, bedrag en toets, en wat nog te betalen is; de lijsten "Te betalen" en "Opgeschort" tonen het restbedrag, "van" het volle bedrag. Het restbedrag telt mee in "te betalen scheidingsaandelen" en in de afstemming. Herwaarderen kan nooit onder wat al betaald is.

Welke jaarrekening telt en binnen welke termijn je betaalt, stel je in bij Instellingen › Regels, onder Uittreding en uitsluiting.

Jaarrekening en uitkeringstoets​

Bij Instellingen › Boekjaren (lezers via Register › Jaarrekeningen en uitkeringstoetsen):

  • Boekjaar toevoegen met de laatste dag van het boekjaar. Vul de datum van goedkeuring door de AV in, en de cijfers:

    • eigen vermogen, nettoactief en resultaat;
    • het onbeschikbaar eigen vermogen als één bedrag, met een toelichting over de samenstelling.

    Laad de goedgekeurde jaarrekening op als PDF; ze wordt bewaard als fiscaal document. De inbreng en het aantal aandelen op het einde van het boekjaar komen uit het journaal.

  • Van inbreng tot boekwaarde (op het Overzicht voor vandaag, bij een boekjaar op de laatste dag ervan) zet drie bedragen onder elkaar: de inbreng (aandelen × nominale waarde), het saldo inbreng in de boekhouding (alle intekeningen min de scheidingsaandelen van uittredingen: wat op de rekening hoort te staan, dezelfde berekening als de afstemming) met het saldo dat je invulde, en de boekwaarde van de aandelen volgens de goedgekeurde jaarrekening. Is het saldo nog niet ingevuld, dan opent Saldo invullen de afstemming van dat boekjaar. Boekjaren zet dezelfde bedragen per boekjaar naast elkaar.

  • Boekwaarde per aandeel: zodra eigen vermogen en datum van de AV ingevuld zijn, stelt de app de boekwaarde voor: het eigen vermogen gedeeld door alle aandelen op het einde van het boekjaar, afgerond op de cent. Hebben de soorten een verschillende nominale waarde, dan krijgt elke soort haar deel pro rata de inbreng. Telt de jaarrekening andere aandelen dan het journaal (bv. een uittreding van het boekjaar die pas later geboekt is), vul dan Aandelen volgens de jaarrekening in, met de reden. Met Boekwaarde vastleggen voor alle soorten leg je ze vast, met het besluit; het bedrag per soort is aanpasbaar. De raad rapporteert de nieuwe waarde in zijn verslag aan de AV, die ze bevestigt door de jaarrekening goed te keuren; enkel een waarde die anders berekend wordt dan als boekwaarde (bv. een marktwaarde) vraagt een eigen, gemotiveerd verslag van de raad. Daarmee is ook de stap Boekwaarde per aandeel vastleggen van de jaarcyclus gedaan.

  • De app past een vastgelegde boekwaarde nooit zelf aan. Wijzigt de jaarrekening daarna, dan meldt ze het hier en bij de aandelensoort, met hoeveel uittredingen met de vastgelegde waarde gewaardeerd zijn. Kies Nieuwe boekwaarde vastleggen (vervangt ze, met besluit) of Verschil aanvaarden met een opmerking. Toont de afstemming een verschil op de inbrengrekening, dan meldt de app dat boekhouding en journaal niet dezelfde aandelen tellen.

  • Boekjaren met een boekwaarde maar zonder boekjaar staan onder Nog aan te maken. Aanmaken neemt de datum van goedkeuring en het eigen vermogen over als ze voor alle soorten gelijk zijn.

  • Uitkeringstoets. Vóór een uitkering, zoals de betaling van scheidingsaandelen, toetst de raad van bestuur (art. 6:115–6:116 WVV).

    • Nieuwe uitkeringstoets neemt de laatst goedgekeurde jaarrekening en de scheidingsaandelen die nog te betalen zijn.

    • De balanstest rekent: nettoactief − onbeschikbaar eigen vermogen − geplande uitkeringen. Hij toont "slaagt" of "slaagt niet"; het bestuur beslist.

    • De liquiditeitstest kijkt twaalf maanden vooruit. Vul de rubrieken in:

      • liquide middelen;
      • verwachte inkomende en uitgaande kasstromen;
      • schulden die vervallen;
      • kredietlijnen.

      Schrijf daarna de conclusie en het besluit.

    • Verslag maken geeft het verslag als PDF met de bestuurders als ondertekenaars. Laat het tekenen zoals de notulen en laad het getekende verslag op. Heeft de coöperatie een commissaris (Instellingen › Vennootschap), laad dan ook diens beoordeling op.

    • Toets bevestigen. Een bevestigde toets wijzigt niet meer en dekt betalingen tot twaalf maanden na de datum van de toets.

Een bestaand register importeren (bestuurders)​

Eenmalig, in een coöperatie die nog geen boekingen heeft (menu Import):

  1. Sjabloon. Download het standaardsjabloon, of gebruik je eigen Excel-bestand (XLSX of CSV).
  2. Opladen. Kies het bestand. Het wordt in je browser gelezen en niet opgeladen: enkel wat je koppelt, gaat naar de app.
  3. Koppelen. Kies het blad met de transacties (en eventueel een apart blad met vennoten). Per veld kies je de kolom; de app stelt er al voor op naam. De sleutel bepaalt welke rijen bij dezelfde vennoot horen: bv. naam + voornaam + naam rechtspersoon. Koppel daarna de waarden: welk type handeling (intekening, overdracht, overname, uittreding, enkel gegevens, overslaan) en welke aandelensoort (A–E). Maak de aandelensoorten en hun regels eerst aan bij Instellingen.
  4. Proefrun. De app controleert alles met dezelfde regels als bij het gewone boeken en draait het daarna terug. Je ziet de aantallen en per probleem het blad, de rij en het veld; download het foutenrapport om in je bestand te verbeteren. Rijen zonder datum van volstorting worden niet geïmporteerd en staan als waarschuwing in de lijst.
  5. Importeren kan na 0 fouten. De boekingen krijgen hun oorspronkelijke datums en aandeelnummers.

De contactgegevens gaan mee: taal, oproeping per (e-mail of post) met de datum waarop de vennoot om e-mail vroeg, toestemming voor de nieuwsbrief (een datum, of ja/nee) en een tweede contactpersoon (naam, e-mail, telefoon). Bij een rechtspersoon is dat de vertegenwoordiger. Bij een persoon wordt het tweede contact enkel mede-houder als de partner met voornaam en achternaam in het bestand staat (dan staat hij ook in het papieren register), of in de kolom Mede-houder van de export van de vennoten. Staan zowel de kolom Mede-houder als voornaam en achternaam van de partner ingevuld, dan moeten ze dezelfde persoon noemen: "voornaam achternaam" van de partner moet gelijk zijn aan de kolom, waarbij hoofdletters, spaties vooraan en achteraan en meerdere spaties na elkaar niet tellen ("Jan De Smet" en " jan de SMET" zijn dezelfde; "De Smet Jan" is een andere persoon). Dezelfde persoon: één mede-houder. Een andere persoon: een fout op die rij in de proefrun, "Mede-houder en partner noemen een andere persoon"; de import kiest niet wie in het register komt, verbeter het bestand. Zonder partnernaam blijft het tweede contact een contactpersoon (niet in het register); de proefrun meldt dat (een melding, geen waarschuwing): "Tweede contact zonder partnernaam: wordt contactpersoon, niet in het register." De import voegt nooit zelf een naam toe aan het register; wil het bestuur die persoon toch als mede-houder, dan doet het dat na de import in twee stappen op de tab Contact (zie Vennoten: mede-houder toevoegen, contactpersoon verwijderen). Heeft het tweede contact een andere naam dan de partner, dan wordt de partner mede-houder en het tweede contact contactpersoon, met een waarschuwing. Staat er e-mail zonder e-mailadres of zonder datum, dan wordt het post, met een waarschuwing in de proefrun. De export van de vennoten heeft dezelfde kolommen als het sjabloon, en de kolom Mede-houder.

Genereer daarna de eerste registerversie.

Register​

Het wettelijke register is de laatste versie die alle bestuurders ondertekend hebben. Op Overzicht zie je hoeveel boekingen daar nog niet in staan, met een link naar het register.

  1. Na een bestuursvergadering kies je Nieuwe versie genereren. De versie bevat alle boekingen tot nu: de vennoten met hun aandelen en nummers, de aandelensoorten en het volledige journaal. Wacht er al een versie, dan annuleer je die eerst.
  2. De versie wacht op handtekening. Tot ze getekend is, blijft de vorige getekende versie het geldende register.
  3. Tekenen kan op twee manieren:
    • Buiten de app (altijd mogelijk): download de PDF, laat alle bestuurders tekenen, bij voorkeur met een gekwalificeerde handtekening zoals itsme, en laad de getekende PDF op met Getekende PDF opladen.
    • Via de ondertekendienst, als je coöperatie de integratie aanzette (Instellingen › Integraties): elke bestuurder krijgt een mail van DocuSeal met een link om te tekenen. Het register toont wie al tekende. Zodra iedereen tekende, wordt de versie vanzelf geldend (of na Status vernieuwen). Weigert iemand, dan zie je de reden; annuleer de versie, pas aan wat nodig is en genereer een nieuwe.
  4. De getekende versie wordt geldend, de vorige vervangen. Beide blijven te downloaden: het origineel en de getekende PDF. Getekend via de ondertekendienst, dan staat er ook Audittrail: het bewijs van DocuSeal wie wanneer en hoe tekende. Hetzelfde geldt voor uittreksels en brieven.

Per vennoot staat in het register de naam, het volledige adres (bij een persoon de woonplaats met straat en huisnummer, bij een rechtspersoon de zetel en het ondernemingsnummer), de aandelen met hun nummers en het gestorte bedrag. Het rijksregisternummer staat er nooit in.

Wat sinds de geldende versie veranderde, staat bij Niet in een getekend register op Overzicht en Register, elk met zijn oorzaak: boekingen; gegevens van vennoten (naam, mede-houder, vennotennummer, handelsnaam, ondernemingsnummer, adres; de lijst staat onder Register › Wijzigingen, met de reden); gegevens van de coöperatie (naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer, aandelensoorten); een andere instelling van de nummering; en, voor een versie van vóór het volledige adres, registerinhoud uitgebreid (volledig adres). Bij die laatste twee zijn de gegevens van de vennoten niet gewijzigd, maar staan ze anders in de volgende versie. Een andere naam, ondernemingsnummer of vennotennummer vraagt een reden; bij een adres of handelsnaam mag je er een geven. Een import zet zelf de reden "Import N".

Onderaan staan twee vingerafdrukken: de SHA-256 van het PDF-bestand, en die van de inhoud, die ook in de voettekst van elke bladzijde staat. Zo toon je later aan dat een afgedrukte of doorgestuurde versie niet gewijzigd is.

Lezers zien de versies en downloaden de PDF's, maar genereren of tekenen niet.

Brieven aan een vennoot (bestuurders)​

Op het scherm Vennoot staat onder de uittreksels het blok Brieven. Kies Brief maken, dan de soort brief en waarover:

  • Bevestiging van intekening, van overdracht (voor wie overdraagt of voor wie verkrijgt): kies de boeking;
  • Bevestiging van uittreding en Scheidingsaandeel: kies de uittreding (het scheidingsaandeel pas als het bepaald is);
  • Attest van intekening (tax shelter): kies het jaar. Het attest vermeldt de intekeningen van dat jaar en of de aandelen op 31 december nog in bezit waren; het zegt niets over een belastingvoordeel.

De app toont enkel wat bij deze vennoot past. De brief staat daarna in de lijst, met de PDF om af te drukken of te mailen. Moet de soort brief getekend worden (Instellingen › Documenten), dan wacht hij op jouw handtekening: via de ondertekendienst, of laad de getekende PDF op, zoals bij een uittreksel.

Modules en je pakket​

Naast de registerkern (vennoten, journaal, uittredingen, register), die in elk pakket zit, heeft Deelgenoot modules: Kalender, Vergaderingen, Verslagen, Documenten en AI. Een module die in je pakket zit, gebruik je volledig. Een module die Deelgenoot al aanbiedt maar die niet in je pakket zit, staat gedimd in het menu met een slotje. Wat je dan ziet, hangt af van of jullie de module ooit hadden:

  • Nooit gehad (tooltip "Niet in je plan"): een klik opent de teaser van de module: wat ze doet, wat ze kost (het goedkoopste pakket dat haar heeft) en de knop Proef Plus starten (30 dagen) zolang jullie je ene proef nog niet gebruikten, anders Upgraden. Lezers zien dezelfde pagina zonder de knoppen.
  • Gehad, met gegevens (tooltip "Alleen lezen: niet in je plan"), bijvoorbeeld na een proef of een kleiner pakket: je opent haar schermen en bekijkt wat er is. Bovenaan staat "Deze module zit niet in je plan. Je kan bestaande gegevens bekijken, maar niets wijzigen.", met het goedkoopste pakket dat de module heeft (bijvoorbeeld "Vanaf Plus · € 49") en de knop Upgraden naar Instellingen › Abonnement. De knoppen om iets toe te voegen, te wijzigen of te versturen zijn er niet. Zo blijft alles wat je maakte leesbaar.

Voor AI geldt hetzelfde. Zit AI niet in je pakket, of zette het bestuur AI uit in Instellingen › AI, dan is er op een scherm geen voorstelpaneel en geen AI-knop: je vult alles zelf in, zoals altijd. Waren er op dat scherm al eerdere voorstellen, dan blijft het paneel staan, alleen te lezen: die voorstellen met hun citaten en hun status, zonder knoppen, en één regel waarom je geen nieuw voorstel kan vragen. Bij een waarde die het bestuur uit een voorstel overnam, blijft "voorgesteld door AI, overgenomen door …" altijd staan. Is het AI-budget van de maand op of is de AI-dienst even niet beschikbaar, dan blijft het paneel en zegt het waarom. Een module die Deelgenoot nog niet aanbiedt, staat niet in het menu.

Vragen aan Deelgenoot​

Met de AI-module stel je een vraag over jullie statuten of over het WVV (boek 6) en krijg je een antwoord met de bronnen erbij. Bestuurders en lezers kunnen vragen stellen; vragen verandert niets in de app.

  • Openen. Klik op de knop met de sterretjes bovenaan de zijbalk (op een telefoon rechtsboven), of druk Ctrl+K (⌘K op een Mac), op elk scherm van de coöperatie. Het paneel weet op welk scherm je bent (bijvoorbeeld de fiche van een vennoot), maar niet welke vennoot: er gaan geen gegevens van het scherm mee. Onderaan staan twee voorbeeldvragen bij dat scherm.
  • Het antwoord. Je ziet eerst wat Deelgenoot doet ("Zoekt in statuten en wet…", "Antwoord voorbereiden…", "Schrijft…"), daarna komt het antwoord. Elke bewering verwijst naar een bron, zoals [1]; klik op het nummer of op de bron eronder om de tekst van het artikel te lezen. Onder elk antwoord staat: "Antwoord van een taalmodel. Dit antwoord komt uit de statuten en de wet die in Deelgenoot staan en vervangt geen juridisch advies. Controleer de bronnen hieronder."
  • Geen bron. Vindt Deelgenoot geen bron, dan zegt het dat, in plaats van iets te verzinnen.
  • Vragen over vennoten en cijfers. Deelgenoot leest het register niet. Op een vraag als "hoeveel aandelen heeft …" krijg je een link naar het scherm waar het staat: de fiche van de vennoot als de naam op precies één vennoot wijst, anders de lijst Vennoten met de naam al in het zoekveld. Je krijgt enkel links naar schermen die je mag openen.
  • Waar doe ik …? Op een vraag als "waar zet ik de oproepingstermijn?" krijg je een link naar het juiste scherm.
  • Nuttig of niet. Met de duimpjes onder een antwoord zeg je of het hielp. Enkel dat oordeel wordt bewaard.
  • Gesprekken. Een volgende vraag gaat verder in hetzelfde gesprek; Nieuw gesprek begint opnieuw. Onder Gesprekken open je een eerder gesprek of wis je het. Enkel jij ziet je gesprekken, ook geen andere bestuurder. Een gesprek wordt gewist na de bewaartermijn zonder nieuwe vraag (90 dagen, instelbaar in Instellingen › AI), en meteen als je geen toegang meer hebt tot de coöperatie.
  • Wat andere bestuurders zien. Je medebestuurders zien in de audit-trail dat je een vraag stelde en wanneer, niet wat je vroeg: de vraag, het antwoord, de bronnen en de titel van het gesprek staan er niet in. Het paneel zegt het ook, bij de regel over de bewaartermijn.
  • Privacy. Namen en adressen worden vervangen door pseudoniemen voor de vraag naar het taalmodel gaat.

Zonder AI.

  • AI zit niet in jullie pakket. De knop staat er, gedimd met een slotje, zoals een module buiten het pakket in de zijbalk. Een klik of Ctrl+K (⌘K op een Mac) opent het paneel. Het zegt in één zin wat het doet; een bestuurder kan er een proef van 30 dagen starten (één keer per coöperatie) of upgraden. Een lezer ziet enkel de uitleg. Heb je nog gesprekken van vroeger, dan lees of wis je ze onder Gesprekken; de duimpjes staan er niet bij.
  • Het bestuur zette AI uit (in Instellingen › AI). Dan is er geen knop en werkt Ctrl+K niet. Heb je nog gesprekken binnen de bewaartermijn, dan blijft de knop en toont het paneel die gesprekken, alleen om te lezen, met één regel waarom er geen nieuwe vraag kan. Wissen kan wel; de duimpjes staan er niet bij. Wis je het laatste gesprek, dan sluit het paneel en is de knop weg. Een bestuurder zet AI weer aan in Instellingen › AI.
  • Wel AI, maar nu geen antwoord. Laat de gekozen dataklasse het niet toe, is het budget van de maand op of is de AI-dienst even niet beschikbaar, dan zegt het paneel waarom. Een vraag die niet vertrok, staat opnieuw in het veld; probeer later opnieuw.

Documenten​

Het scherm Documenten (een module; zie Modules en je pakket) toont alle documenten van de coöperatie in één lijst: registerversies, verslagen, jaarrekeningen, oproepingen, notulen, overige stukken en de brieven aan vennoten. Bovenaan staat hoeveel er getekend zijn.

  • Zoeken en filteren op titel, soort, boekjaar en status (ontwerp, nagekeken, wacht op handtekening, opgemaakt, getekend, geannuleerd). "Opgemaakt" is een brief die niet getekend moet worden.
  • Per document: de datum (van ondertekening, anders van opmaak), wie tekende, en de SHA-256 van de getekende PDF (of van het ontwerp). In de tabel staat een verkorte vorm (3f9a…c21e); wijs hem aan om de volledige waarde te zien, klik om te kopiëren.
  • Downloaden: de getekende PDF, anders de PDF zoals hij gemaakt is. Elke download staat in de audit-trail.
  • Exporteren (CSV) geeft de lijst met de huidige filters, met de volledige SHA-256 en de namen van wie tekende; geen andere persoonsgegevens (een brief staat er met het vennootnummer, niet met de naam).

Bestuurders kunnen bovendien:

  • Bestand opladen: een nieuw verslag, jaarrekening, oproeping, notulen of overig stuk als ontwerp, met de PDF. Kies voor de jaarrekening die de algemene vergadering goedkeurt de soort Jaarrekening, niet Verslag: ze wordt vóór de vergadering niet getekend, dus nagekeken is ze af en gaat ze zonder bevestiging mee met de oproeping (beslissing 146.6). Via Openen volgen daarna de stappen: nakijken, de getekende PDF opladen (dan is het document onveranderlijk), terug naar ontwerp of annuleren.
  • Meesturen: de getekende PDF als bijlage per e-mail naar het e-mailadres van een vennoot (enkel getekende documenten). Een vennoot zonder e-mailadres staat in de lijst maar kun je niet kiezen: download het document en verstuur het per post. Een brief gaat enkel naar de vennoot aan wie hij gericht is. Registerversies worden niet meegestuurd: ze bevatten de gegevens van alle vennoten. De e-mail zegt dat antwoorden erop niet gelezen worden en dat de vennoot het bestuur bereikt via de zetel (als die in de instellingen staat).
  • Het versturen staat in de audit-trail, en in het document zelf: Openen toont "Meegestuurd naar 0012 Peeters, An op 29/09/2026 door Els Voorbeeld" (bij een brief staat dat onder de titel). Een document krijgt daardoor geen andere status.

Lezers zien de lijst en downloaden, zonder de knoppen.

Verslagen​

Het scherm Verslagen (een module; zie Modules en je pakket) toont per boekjaar de drie stukken die de wet elk jaar vraagt, rechtstreeks uit het register en de uittredingen. Kies het boekjaar rechtsboven.

  • Uittredingen (art. 6:120 §2 WVV, voor de algemene vergadering): de verzoeken tot uittreding ontvangen in het boekjaar (ook als de uittreding pas later uitwerkt). Het verslag zegt dat dit blok de stand is op de datum van het verslag. De samenvatting telt ze op: ontvangen verzoeken = aanvaard + geweigerd + ingetrokken + nog niet beslist (dat zijn verzoeken; het aantal uitgetreden aandeelhouders staat op de regel eronder); ingetrokken verzoeken staan er enkel als aantal, zonder naam of reden. Een vennoot die met een deel van zijn aandelen uittreedt, telt als uitgetreden aandeelhouder en staat er apart: "2, waarvan 1 met een deel van hun aandelen (zij blijven aandeelhouder)"; is er geen gedeeltelijke uittreding, dan staat er enkel het aantal. Per verzoek de soort, het aantal aandelen en de vergoeding: betaald op, te betalen tegen, opgeschort, of "bedrag volgt uit de jaarrekening van …" als het nog niet bepaald is; bij een gedeeltelijke betaling het verschuldigde, het betaalde en wat nog te betalen is ("nog te betalen € …", zonder toevoeging; een opgeschort restbedrag telt enkel met dat restbedrag mee bij de opgeschorte bedragen). Werd een bedrag na het einde van het boekjaar met een besluit herwaardeerd, dan staat er "herzien bij besluit van …" bij, met de datum van het besluit. Een herwaardering die ingevoerd werd voor de app een besluitdatum vroeg, toont "herzien, ingevoerd op …" (de dag waarop ze in de app geboekt werd). Daarna de geweigerde verzoeken met hun reden, en voor oudere verzoeken de betalingen in het boekjaar en de bedragen die op het einde van het boekjaar opgeschort waren. Is er sindsdien iets betaald, opgeschort of hervat, dan volgt één regel met de stand op de datum van het verslag.
  • Uitgifte van aandelen (art. 6:108 §2 WVV, voor de algemene vergadering): hoeveel bestaande en nieuwe aandeelhouders intekenden, per soort het aantal aandelen en de betaalde vergoeding, de uitgifteprijs, en de verantwoording van die prijs als de statuten hem niet bepalen. Of de prijs statutair is, kijkt de app na met de regels die golden op de datum van elke inschrijving, niet met die van vandaag; veranderden ze in de loop van het jaar, dan staat er "deels statutair". Een overdracht is geen uitgifte.
  • Stuk bij de jaarrekening (art. 6:124 en 6:108 §2 WVV): per soort het aantal aandelen op het einde van het boekjaar, met het begin en de wijzigingen, en dezelfde gegevens over de uitgifte. Het wordt samen met de jaarrekening neergelegd en noemt nooit namen. Vragen de statuten de identiteit van de inschrijvers ("Namen in de verslagen" voor de uitgifte), dan staat er een waarschuwing op het stuk dat het die niet bevat en dat je het aan de jurist voorlegt.

Per verslag zie je de status (niet opgemaakt, ontwerp, nagekeken, wacht op handtekening, getekend), de belangrijkste cijfers en waarschuwingen: een verzoek dat nog niet beslist is, een vergoeding die nog niet bepaald is, een ontbrekende verantwoording van de uitgifteprijs, een stuk bij de jaarrekening zonder de identiteit die de statuten vragen, of dat het journaal, de aanvragen of de regels gewijzigd zijn sinds de PDF werd opgemaakt. Voorbeeld en boekingen toont rij per rij wat in het verslag komt en de boekingen of aanvragen erachter.

Namen van vennoten staan enkel in de PDF als de statuten het vragen (regel "Namen in de verslagen"); anders staat er "Verzoek 1", "Verzoek 2" of enkel de aantallen, ook zonder vennotennummer (elke vennoot kan het register inzien, dus een nummer is een naam). Een rijksregisternummer staat nooit in een verslag.

Bestuurders kunnen bovendien:

  • PDF genereren: vul eventueel de verantwoording van de uitgifteprijs en andere modaliteiten in; het verslag komt als ontwerp in het documentarchief. Zolang het een ontwerp is, kun je het opnieuw genereren.
  • Nagekeken, daarna de getekende PDF opladen of ter ondertekening versturen (als de ondertekendienst aanstaat). De verslagen aan de AV tekent wie de notulen van de algemene vergadering tekent (de regel van de AV) (het scherm zegt het, of dat het nog niet ingevuld is); het stuk bij de jaarrekening tekent het bestuursorgaan. Een getekend verslag verandert niet meer.

Lezers zien de verslagen, het voorbeeld en de PDF's, zonder de knoppen.

Vergaderingen​

Het scherm Vergaderingen (een module; zie Modules en je pakket) toont per jaar de algemene vergaderingen en de raden van bestuur, met hun datum, soort, het aantal agendapunten en de status (ontwerp, gepland, gehouden, gesloten, geannuleerd). Kies het jaar rechtsboven.

  • Raden van bestuur. Zeggen de statuten hoeveel raden van bestuur er minstens per jaar moeten zijn (Instellingen › Regels), dan toont het scherm hoeveel er nog te plannen zijn, bv. "Nog 1 raad van bestuur te plannen vóór 31/12/2026". Een geannuleerde raad telt niet mee.
  • Nieuwe vergadering (bestuurders): kies de soort (AV, buitengewone AV of raad van bestuur), de datum en het uur, de plaats en of deelname op afstand kan. Bij een AV kies je het boekjaar waarvan ze de jaarrekening behandelt; de app stelt dan de datum en het uur uit de statuten voor en toont de regel met het artikel (De Broeikas: eerste zondag van juni om 17 uur, art. 29, dus 06/06/2027 voor boekjaar 2026). Kies je een andere dag of een ander uur, dan zegt de app "wijkt af van de statuten" en vraagt ze een reden: die komt in de audit-trail en later in de notulen. Staat de regel van de statuten niet als datum in de regels, dan zie je de tekst en kies je zelf. Een AV valt na het einde van haar boekjaar; later dan zes maanden erna kan, maar het dossier waarschuwt (de wet vraagt binnen zes maanden). Er is één gewone AV per boekjaar. Deelname op afstand aan een AV kan zolang de regel Deelname op afstand aan staat: de wet laat ze toe (art. 6:75 §1), ook als de statuten er niets over zeggen; staat de regel op de dag van de vergadering uit, dan weigert de app.
  • Agenda uit het sjabloon. Een AV krijgt meteen de wettelijke punten: de verslagen over de uitgifte van aandelen (art. 6:108 §2) en over de uittredingen (art. 6:120 §2), het bijzonder verslag als de coöperatie erkend is of een sociale onderneming, de jaarrekening, de bestemming van het resultaat, de kwijting aan de bestuurders en, met een commissaris, aan de commissaris. Die punten blijven op de agenda.

Een klik op een vergadering opent het dossier: bovenaan de waarschuwingen (afwijking van de statutaire datum met de reden, later dan zes maanden, een gehouden AV zonder getekende aanwezigheidslijst, aanvaarde volmachten die bij de laatste momentopname niet meer geldig zijn, vertegenwoordigde vennoten waarvan de volmachtdrager niet aangemeld is, op een tweede of verdaagde vergadering het geschorste stemrecht van de eerste), daaronder de tabbladen. In het tabblad Agenda zet een bestuurder de punten in een andere volgorde (pijltjes), voegt er toe en schrapt er (niet de wettelijke), en bewaart met Agenda bewaren. Een geschrapt punt blijft in de audit-trail. De notulen volgen in een volgende versie.

Stukken. Het tabblad toont de stukken uit het archief die bij de vergadering horen: de verslagen van het boekjaar (gemaakt bij Verslagen, ze komen er vanzelf bij als de AV al bestaat), de getekende aanwezigheidslijst en wat je zelf koppelt, met de status en de getekende PDF om te downloaden. Stuk koppelen kiest een stuk uit het archief dat nog bij geen vergadering hoort (ook een getekend verslag); het ontkoppelpictogram haalt het er weer af. Getekende aanwezigheidslijst opladen (bij een AV, zodra ze gehouden is) neemt de gescande, getekende papieren lijst als PDF en bewaart ze als getekend archiefstuk bij de vergadering. Na het sluiten kan je nog stukken koppelen en de lijst opladen, maar niets meer ontkoppelen.

Brieven per post afdrukken. De brieven per post van een verstuurde oproeping (tabblad Oproeping, Brieven per post (PDF)) en van een annulering of rechtzetting daarna (in de verzendlog, Brieven (PDF)) download je als één PDF. Kies eerst hoe je afdrukt: Recto-verso (standaard) zet elke vennoot op een nieuw blad, met een lege bladzijde achteraan waar nodig, zodat de achterkant van een brief nooit naam en adres van de volgende vennoot draagt; Enkelzijdig, zonder lege bladzijden laat die lege bladzijden weg. Het archief bewaart de recto-versoversie; de keuze verandert er niets aan.

Ontwerpen en niet getekende stukken meesturen. In de controle vóór het verzenden staat bij elk stuk zijn status: getekend, ontwerp of niet getekend (nagekeken, nog niet getekend), en geen PDF als het bestand ontbreekt. Een stuk dat nooit getekend wordt (soort "ander stuk", zoals een toelichting, een presentatie of een activiteitenverslag, en soort "jaarrekening": de vergadering keurt ze goed, het bestuur tekent ze vooraf niet) is af zodra het nagekeken is: het staat er als nagekeken en gaat zonder bevestiging mee. Verslagen (zoals het jaarverslag), notulen, oproepingen en aanwezigheidslijsten horen getekend te worden; nagekeken maar niet getekend staan ze er als niet getekend. Een ontwerp (van elke soort) of een niet getekend stuk mag mee als bijlage of link, maar nooit stil: bij Versturen noemt de app die stukken ("Deze stukken zijn nog een ontwerp of niet getekend: … Toch meesturen?") en vink je Ja, toch meesturen aan. Wie dat bevestigde en wanneer, staat bij de verstuurde oproeping en bovenaan de verzendlog. Een stuk zonder PDF kan niet mee: laad het bestand op, haal het stuk van de vergadering, of kies Niet meesturen. De oproeping zelf vertrekt dan gewoon; de stukken liggen ter inzage op de zetel.

De downloadlink van de stukken. Gaan de stukken als link mee met de oproeping, dan krijgt elke e-mail een persoonlijke link die werkt tot en met de vergaderdag. Onder de link staat "Persoonlijke link, tot en met {datum}. Wie deze e-mail doorgestuurd krijgt, kan de stukken ook openen.": een vennoot stuurt de oproeping terecht door aan wie zijn volmacht krijgt of aan zijn mede-houder (beslissing 138.7). Wil je een doorgestuurde link afsluiten, gebruik dan Link intrekken. De verzendlog toont per e-mail of de link nog werkt, de downloads, en waarom een link niet meer werkt:

  • ingetrokken: met Link intrekken (bijvoorbeeld omdat de e-mail werd doorgestuurd), of omdat je de oproeping met Per post nasturen naar de vennoot stuurde (de links van zijn eigen e-mails voor die vergadering, van alle versies; de kopie aan de mede-houder blijft werken). Een e-mail die niet aankwam, laat zo geen link openstaan; de vennoot krijgt de brief en kan de stukken inzien op de zetel.
  • nieuwe versie: verstuur je een nieuwe versie van de oproeping, dan vervalt de link van de vorige versie voor een vennoot zodra zijn nieuwe e-mail vertrekt (de stukken kunnen gewijzigd zijn). Krijgt hij de nieuwe versie niet per e-mail (per post, onbereikbaar), dan vervalt de oude link meteen bij het verzenden. Voor de kopie aan de mede-houder geldt hetzelfde.
  • annulering: annuleer je de vergadering, dan vervallen alle links ervan, ook die van testmails.
  • verlopen: de dag na de vergadering.

Stuurde de vorige versie de stukken als link mee en deze versie niet, dan zegt de wizard vóór het verzenden: "De vorige versie stuurde de stukken mee. Deze versie niet: de links van de vorige versie vervallen." Je beslist zelf; het verzenden blijft mogelijk. Wie op een link klikt die niet meer werkt, leest dat de stukken ter inzage liggen op de zetel van de coöperatie en dat hij het bestuur om een nieuwe link kan vragen.

Een rechtzetting laat de links werken. Verschuift de vergaderdag, dan schuift de vervaldag van de links mee. De link in een testmail werkt hoogstens 7 dagen en nooit langer dan tot en met de vergaderdag; de testmail noemt die dag.

Deelnemers. Bij een AV komen de vennoten uit het register op de dag van de vergadering: Uit het register laden neemt elke vennoot die die dag aandelen heeft (wie later instapt, staat er niet op). Bij een raad van bestuur stelt Bestuur laden de gebruikers met de rol bestuurder voor. Voeg met de hand toe wie nog ontbreekt: een bestuurder die tijdens het boekjaar in functie was, de commissaris of de vennoten belast met de controle (dan komt er op de AV een wettelijk punt "Kwijting aan de vennoten belast met de controle" bij), de voorzitter, de secretaris, de stemopnemers of een waarnemer. Een rechtspersoon krijgt zijn wettelijke vertegenwoordiger (naam en functie) met het potlood. Een vennoot uit het register verwijder je niet: hij volgt het register.

Aanwezigheden. Op de dag van de vergadering vink je per deelnemer Aanwezig aan (grote vakjes, voor een tablet), of kies je Op afstand (enkel als de vergadering dat toelaat, en nooit voor de voorzitter, de secretaris en de stemopnemers) of Volmacht (enkel met een aanvaarde volmacht of aanwijzing; bij een raad van bestuur kies je de bestuurder die vertegenwoordigt). Een volmacht mag je registreren vóór de volmachtdrager er is, maar de stemmen van de vennoot tellen pas mee voor quorum en stemming zolang de volmachtdrager aanwezig of op afstand is; tot dan staat op de regel "Volmachtdrager niet aangemeld: telt niet mee". Een rechtspersoon neemt deel via zijn wettelijke vertegenwoordiger: de app vraagt de naam en de functie, zonder volmacht. Een koppel met een mede-houder staat er één keer op, met "Stemrecht: uitgeoefend door … (art. 6:21 WVV)". Zoek op naam of nummer, of toon enkel wie nog niet aangevinkt is. Bovenaan staan het aantal aanwezigen, vertegenwoordigden en deelnemers op afstand, de stemmen en aandelen die aanwezig zijn, en per soort besluit op de agenda of het quorum gehaald is. Vóór de dag zelf kan je nog niets aanvinken.

Geschorst stemrecht. Bij een AV kan een bestuurder op de regel van een vennoot Stemrecht schorsen kiezen: de grond (opgevraagde stortingen niet gedaan, art. 6:41 WVV; geen aangewezen houder van gezamenlijke aandelen, art. 6:21 WVV; of een andere grond) en een reden. De vennoot blijft op de aanwezigheidslijst, met "Stemrecht geschorst (art. 6:41 WVV): reden" (ook op de papieren lijst, met 0 stemmen), maar zijn aandelen tellen nergens mee (art. 6:78 WVV): niet in het totaal waarop het quorum berekend wordt, niet bij de aanwezige aandelen en niet in de stemming of een deelstemming per soort, ook niet als iemand met een volmacht of aanwijzing voor hem stemt. De volmachten die hij zelf voor andere vennoten draagt, tellen wel: de schorsing gaat over zijn eigen aandelen. Bovenaan en bij elk besluit staat dan "x aandelen met geschorst stemrecht tellen niet mee (art. 6:78 WVV)"; die zin wordt met het besluit bewaard voor de notulen. Schorsing opheffen vraagt een reden. Schorsen en opheffen kan enkel vóór het eerste besluit van de vergadering, en beide staan in de audit-trail.

Schorsingen op een tweede of verdaagde vergadering. Een schorsing gaat niet vanzelf mee: de grond kan intussen weg zijn (de storting is gedaan, er is een houder aangewezen). Bovenaan het tabblad Aanwezigheden van de tweede of verdaagde vergadering staat Beslis de schorsingen van de eerste vergadering, met elke vennoot die op de eerste vergadering geschorst was. Kies per vennoot Opnieuw schorsen (de reden van de eerste vergadering staat al ingevuld; pas ze aan als dat nodig is) of Niet meer geschorst met een reden: dan tellen zijn aandelen weer mee. Dat moet vóór het eerste besluit, want het telt mee voor quorum en meerderheid (art. 6:78 WVV): tot alle vennoten beslist zijn, kan je op het tabblad Besluiten niets invoeren en toont het dossier een waarschuwing. Beide keuzes staan in de audit-trail.

Momentopname. De eerste registratie neemt de momentopname: het register op de dag van de vergadering, met de stemmen per vennoot volgens de statuten. Een boeking die daarna nog komt, verandert ze niet. Moet ze toch opnieuw (bv. een intekening van vóór de vergadering die te laat geboekt werd), dan kies je Momentopname opnieuw nemen met een reden; de vorige versie blijft bewaard. Na het eerste besluit kan dat niet meer. Zodra er een momentopname is, verandert de datum van de vergadering niet meer.

Volmachten (niet bij een raad van bestuur). Een volmacht registreer je zodra ze binnenkomt, ook weken vóór de vergadering: kies de vennoot die de volmacht geeft, de deelnemer die ze krijgt en de dag van ontvangst. Ze staat dan op "ontvangen". Met Aanvaarden kijkt de app de regels van de statuten na: zijn volmachten toegelaten, moet de volmachtdrager een vennoot zijn, hoeveel volmachten mag één persoon dragen, en heeft de volmachtgever op de dag van de vergadering nog aandelen. Slaagt een regel niet, dan zegt de app welke. Een rechtspersoon die via zijn wettelijke vertegenwoordiger deelneemt, telt niet mee voor dat maximum. Afwijzen vraagt een reden en is definitief; de vennoot kan daarna een nieuwe volmacht geven. Bij elke momentopname kijkt de app de aanvaarde volmachten opnieuw na. Is er een niet meer geldig (bv. de aandelen zijn intussen overgedragen), dan blijft ze aanvaard en telt ze nog, maar het tabblad zegt waarom ze niet meer klopt: wijs ze af met een reden. Een volmacht die op de aanwezigheidslijst gebruikt wordt, wijs je pas af nadat je de aanwezigheid van de vennoot hebt aangepast. Een gemarkeerde volmacht die je toch wil laten meetellen, behoud je met een reden; vóór het sluiten moet elke gemarkeerde volmacht behouden of afgewezen zijn, zodat de keuze van het bureau in de audit-trail staat.

Een mede-houder voeg je toe als deelnemer bij zijn vennoot. Wil hij voor de vennoot stemmen, dan registreer je de schriftelijke aanwijzing van de vennoot als Aanwijzing stemrecht (art. 6:21): dat is geen volmacht. Ze kan ook als de statuten geen volmachten toelaten, ze telt niet mee voor het maximum per volmachtdrager, en ze gaat enkel naar de mede-houder van die vennoot. Per vennoot en vergadering is er één vertegenwoordiging: een volmacht of een aanwijzing. Voor een andere vennoot is een mede-houder een gewone volmachtdrager, en geen vennoot met stemrecht (laten de statuten enkel vennoten als volmachtdrager toe, dan kan hij dat dus niet).

Vragen. Vragen die vennoten vooraf stellen, noteer je met de vennoot en de vraag; het antwoord vul je in en bewaar je per vraag (de app zet de datum). Na het sluiten van de vergadering kan enkel het antwoord nog wijzigen.

Lijst afdrukken geeft de aanwezigheidslijst op papier: alle vennoten alfabetisch met een vak om te tekenen. Wie een volmacht of aanwijzing kreeg, tekent ook op de regel van de vennoot die ze gaf; wie op afstand deelneemt, staat erop als "op afstand", zonder vak. Daaronder staat Andere aanwezigen: wie deelneemt zonder vennoot te zijn (bestuurders, de commissaris, de secretaris, genodigden), met een vak om te tekenen en zonder stemmen. Het getekende exemplaar hoort bij het archief van de vergadering.

Besluiten. Per agendapunt dat een besluit vraagt toont het tabblad de regel op de dag van de vergadering (quorum, meerderheid, onthoudingen, deelstemmingen per soort, met het artikel) en het besluit in woorden: aangenomen of verworpen met het aantal stemmen voor, tegen en onthoudingen, en waarom het niet slaagde ("staking van stemmen: verworpen", de meerderheid niet gehaald, geen uitgebrachte stemmen, of welke soort niet volgde). Op de dag van de vergadering kiest een bestuurder bij een AV Stemmen invoeren: per persoon die stemt één keuze (voor, tegen, onthouding of "neemt niet deel") voor zijn eigen stemmen en die hij als volmachtdrager uitbrengt; met Iedereen voor begin je en pas je de anderen aan. Heeft een volmachtdrager steminstructies, kies dan Opsplitsen: een keuze voor zijn eigen stemmen en een per volmachtgever. De app telt met de momentopname en de aanwezigheden (een vertegenwoordigde vennoot enkel als zijn volmachtdrager aangemeld is), past het stemplafond toe als de statuten er een hebben (niemand brengt meer uit dan dat deel van de stemmen die aan de stemming deelnemen, minstens één stem, ook binnen elke soort) en toont hoeveel stemmen het plafond wegnam. Het plafond neemt eerst van de volmachten, de laatst aanvaarde eerst, en het besluit zegt welke: "x stemmen van volmachtgever Y tellen niet mee door het plafond". Een deelstemming per soort telt enkel de soorten met aandelen op de dag van de vergadering; noemen de statuten een soort zonder uitgegeven aandelen, dan zegt het besluit "geen uitgegeven aandelen op de vergaderdatum, deelstemming overgeslagen". Onthoudt een aanwezige soort zich volledig, dan is het voorstel daar verworpen ("enkel onthoudingen, verworpen"). Is niemand van een soort aanwezig of vertegenwoordigd, dan faalt het besluit, tenzij de statuten zeggen dat de deelstemming dan vervalt (zie Instellingen › Regels). Is het quorum niet gehaald, dan zegt de app "Geen quorum" met de aanwezige aandelen. Niet gestemd noteert, met een reden, dat de vergadering over een punt niet stemde. Een besluit opnieuw invoeren kan tot het sluiten: het wordt een nieuwe versie, de vorige stemmen blijven bewaard. De kwijting stem je per bestuurder (en per commissaris of vennoot belast met de controle): zij moeten als deelnemer op de vergadering staan. Zeggen de statuten dat een bestuurder zich bij zijn eigen kwijting onthoudt, dan tellen zijn eigen stemmen niet mee; de stemmen die hij als volmachtdrager uitbrengt wel, en het besluit toont "… stemt als volmachtdrager van … over zijn eigen kwijting", zodat het bureau het ziet. Daarvoor moet de bestuurder aan zijn vennoot gekoppeld zijn: een bestuurder die als gebruiker van het bestuur deelneemt, koppel je bij de kwijting met Koppelen (kies zijn vennoot). Zolang dat niet gebeurd is, zegt het besluit dat zijn eigen stemmen niet uitgesloten konden worden. Bij een raad van bestuur kies je Uitkomst invoeren: aangenomen, verworpen of niet gestemd, met de stemmen per hoofd als je wilt; de app toetst geen meerderheid.

Verdagen en tweede vergadering. Op een gewone AV kan het bestuur de beslissing over de jaarrekening tijdens de vergadering drie weken uitstellen: Verdagen (art. 6:84 WVV) bij de jaarrekening. De bestemming van het resultaat en de kwijting worden mee verdaagd (de kwijting komt na de jaarrekening), tenzij er al over gestemd is: genomen besluiten blijven. De verdaagde vergadering staat standaard drie weken later; kies je een andere dag, dan vraagt de app een reden en waarschuwt het dossier. Na een besluit "Geen quorum" of een verdaging kies je Tweede vergadering plannen of Verdaagde vergadering plannen: datum, uur en plaats, en de punten. De punten zonder quorum (of de verdaagde jaarrekening) gaan altijd mee, andere punten van de eerste vergadering vink je aan. De nieuwe vergadering is een ontwerp met haar eigen oproeping, deelnemers uit het register op haar eigen datum en haar eigen momentopname; de bestuurders, de commissaris en de andere deelnemers die je met de hand toevoegde gaan mee. De aanvaarde volmachten en aanwijzingen gaan mee voor de punten die terugkomen, ook bij een verdaging, en worden opnieuw nagekeken; de app toont per volmacht wat ermee gebeurde. Een volmacht van een vennoot die op de nieuwe datum geen aandelen meer heeft, gaat niet mee; heeft hij een deel overgedragen, dan geldt ze voor de rest en zegt de volmacht dat. Een aanwijzing gaat mee zolang de aangewezene mede-houder is; komt de vennoot zelf, dan vervalt ze. Voeg je op de tweede vergadering een nieuw punt toe, dan waarschuwt de app bij dat punt en in het besluit als een overgenomen volmacht erover stemt: het bureau beslist. Een tweede vergadering na "Geen quorum" beslist zonder quorum als de regel dat zegt (bij een statutenwijziging standaard wel); een verdaagde vergadering volgt de gewone regels en kan niet nog eens verdagen. Wordt daar de jaarrekening goedgekeurd, dan vinkt het sluiten ervan de stap "Algemene vergadering houden" af.

De status: Plannen (ontwerp → gepland), Gehouden (pas vanaf de dag van de vergadering) en Annuleren (een ontwerp of geplande vergadering, met een reden als je wilt). Een geannuleerde vergadering blijft in de lijst. Lezers zien lijst en dossier, zonder de knoppen.

Sluiten (een gehouden vergadering). De app toont eerst wat nog ontbreekt: elk agendapunt dat een besluit vraagt, moet er een hebben (een kwijting een besluit per bestuurder of commissaris), en elke volmacht die bij de momentopname gemarkeerd werd, moet behouden (met een reden) of afgewezen zijn; zolang dat niet zo is, kan je niet sluiten. Is bij een AV nog geen getekende aanwezigheidslijst opgeladen, dan waarschuwt de app: je kan toch sluiten door dat uitdrukkelijk aan te vinken (de bevestiging staat in de geschiedenis). Een gesloten vergadering verandert niet meer: enkel antwoorden op vragen en het koppelen van stukken blijven mogelijk. Het sluiten van de gewone AV waarop het punt "Goedkeuring van de jaarrekening" aangenomen is, vinkt in de jaarkalender de stap "Algemene vergadering houden" af op de dag van de vergadering. Een AV zonder quorum of waarop de jaarrekening verdaagd wordt (art. 6:84), vinkt niets af: dat doet de vergadering die de jaarrekening goedkeurt. Voor een jaarcyclus die gestart is vóór deze versie vink je die stap nog met de hand af.

Staat de AV-regel als datum in de statuten, dan rekent de jaarkalender ook vanaf die dag: de AV van De Broeikas op 06/06/2027 en de oproeping uiterlijk op 22/05/2027. Geven de statuten nog andere termijnen vóór de AV (regel Statutaire termijnen vóór de jaarvergadering: per regel een omschrijving, een aantal dagen of maanden en het artikel), dan krijgt de jaarcyclus per regel een stap: bij De Broeikas de jaarrekening naar de vennoten belast met de controle één maand vooraf (art. 35, 06/05/2027) en de agendapunten van vennoten tot tien dagen vooraf (art. 29, 27/05/2027).

Zodra de gewone AV van dat boekjaar in Vergaderingen gepland is (Plannen), rekent de jaarkalender niet meer vanaf de statutaire dag maar vanaf de datum van die vergadering: de oproeping, de stukken ter inzage en de statutaire termijnen vóór de AV. Een ontwerp verschuift niets, want het kan een voorlopige datum hebben; de kalender zegt dan bij de stap: "Er staat een ontwerp van de vergadering op {datum}. Plan de vergadering om de kalender die datum te laten volgen." De uiterste dag van de oproeping is dezelfde als in de wizard van de oproeping (de vergaderdag min de oproepingstermijn van de statuten, minstens vijftien dagen). De stap Stukken ter inzage leggen valt op de inzagedatum die je op het tabblad Stukken van de vergadering invult, anders vijftien dagen vóór de vergadering (art. 6:82); de omschrijving noemt de stukken. Verplaats je de vergadering of de inzagedatum, dan schuiven de stappen die nog niet afgewerkt zijn mee, met hun herinneringen; een afgevinkte stap houdt zijn datum. Elke ochtend zet de app die stappen ook zelf recht, bijvoorbeeld na een wijziging van de oproepingstermijn in de statuten. Annuleer je de vergadering, dan rekent de kalender weer vanaf de statutaire dag. Een vergadering met een verkeerde datum gepland? Pas de datum aan of annuleer ze; in beide gevallen schuiven de stappen mee. Een buitengewone AV of een tweede vergadering verandert niets aan de stappen vóór de AV.

De stappen Algemene vergadering houden en Boekwaarde per aandeel vastleggen volgen de vergadering die de jaarrekening goedkeurt: de geplande of gehouden vergadering van dat boekjaar met de goedkeuring van de jaarrekening op de agenda, zolang geen eerdere vergadering ze goedkeurde. Dat is de gewone AV, de verdaagde vergadering na een verdaging (art. 6:84), of een tweede vergadering na een eerste zonder quorum (zo'n tweede vergadering komt voor een gewoon besluit uit de statuten). Een tweede vergadering voor enkel een statutenwijziging verandert niets. Zodra de jaarrekening goedgekeurd is, volgen de stappen de dag van de goedkeuring.

Verdaagt de AV de jaarrekening en staat de verdaagde vergadering nog niet gepland, dan schuiven die twee stappen meteen naar drie weken na de eerste vergadering, en zegt de kalender: "De goedkeuring van de jaarrekening is op {datum} verdaagd (art. 6:84 WVV). Plan de verdaagde vergadering, uiterlijk op {datum}." Staat de verdaagde vergadering als ontwerp in de app, dan noemt de kalender dat ontwerp; zodra ze gepland is, volgen de stappen haar datum. Annuleer je ze, dan staan de stappen weer drie weken na de eerste vergadering.

Vul je de datum van goedkeuring in bij het boekjaar onder Boekjaren (bijvoorbeeld omdat je de vergadering buiten de app hield), dan staat Algemene vergadering houden afgewerkt op die dag; de boekwaarde blijft open tot je ze invoert. Staat er ook een gesloten vergadering in de app op een andere dag, dan zegt de kalender: "De goedkeuring bij het boekjaar ({datum}) verschilt van de vergadering in de app ({datum})." De datum bij het boekjaar gaat voor. Wis je die datum later, dan blijft de afgewerkte stap afgewerkt en volgt de boekwaarde weer de vergadering.

Valt de vergadering na de statutaire dag of later dan zes maanden na het einde van het boekjaar (art. 3:1 §1), dan volgt de kalender die datum toch en toont de stap dezelfde waarschuwing als het dossier. Een vergadering vóór de statutaire dag of op een ander uur geeft in de kalender geen waarschuwing; het dossier meldt wel elk verschil met de statuten. Ligt de inzagedatum minder dan vijftien dagen vóór de vergadering, dan zegt de stap Stukken ter inzage leggen: "De stukken liggen pas ter inzage vanaf {datum}, minder dan vijftien dagen vóór de vergadering (art. 6:82 WVV)."

Het scherm Jaarkalender toont de jaarcyclus van één jaar; kies bovenaan een ander jaar. Per stap zie je de uiterste datum (Uiterlijk), de stap met eronder de waarschuwingen, de wettelijke of statutaire grond (Basis), de status en een link naar het scherm waar de stap gebeurt (In de app). De status is Open, Binnen {n} dagen (vanaf de eerste herinnering van die stap), Te laat, Klaar of Overgeslagen. Afvinken, overslaan en een agenda-bestand komen later (#471); de herinneringsmails linken enkel naar het scherm.

De stap Jaarrekening neerleggen bij de NBB (art. 3:10) heeft twee grenzen. Uiterlijk zeven maanden na het einde van het boekjaar, in kalendermaanden zoals de AV: boekjaar tot 31/12 → 31/07, tot 14/01 → 14/08, tot 30/06 → 31/01. En binnen dertig dagen na de goedkeuring van de jaarrekening: zodra de app de datum van goedkeuring kent (ingevuld bij het boekjaar onder Boekjaren, of de gesloten AV die de jaarrekening goedkeurde), toont de kalender de vroegste van de twee. Een AV op 06/06/2027 geeft zo 06/07/2027 in plaats van 31/07/2027; de herinneringen schuiven mee.

Meldingen​

Het belletje bovenaan de zijbalk (op een telefoon rechtsboven) toont hoeveel meldingen je nog niet las. Klik erop voor de laatste; een klik op een melding opent waar ze over gaat en zet ze op gelezen. Alle meldingen en voorkeuren opent de pagina Meldingen.

  • Herinneringen. Elke ochtend om 7 uur kijkt de app welke stappen van de jaarcyclus naderen (standaard 30 en 7 dagen vooraf en op de dag zelf) en meldt dat aan de bestuurders, in de app en per e-mail. Is een stap afgewerkt, dan stoppen de herinneringen vanzelf. Een stap die te laat is, krijgt één extra melding aan het hele bestuur.
  • Voorkeuren. Per soort melding kies je voor e-mail Meteen, Dagelijks (één samenvatting per dag) of Uit, en of ze in de app verschijnen. De keuze geldt enkel voor jou en enkel in deze coöperatie.

Meldingen en mails bevatten geen gegevens van vennoten.

Instellingen (bestuurders)​

  • Vennootschap: naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer en de startdatum van het register; en de vennootnummering (automatisch of zelf ingeven, en het aantal cijfers in de weergave); en of uittreksels ondertekend worden (niet, of door de bestuurder die het uittreksel maakt).

  • Statuten: de statuten van je coöperatie, per versie en per artikel. Met Nieuwe versie laad je de PDF op (de gecoördineerde statuten of de akte van wijziging, als tekst-PDF van de notaris of uit het Staatsblad) met de datum van de akte en de datum van inwerkingtreding. De app leest de tekst en deelt ze op per artikel, langs de koppen "Artikel 1", "Artikel 2", …; wat vóór artikel 1 staat, heet Aanhef. Klopt de indeling niet, dan pas je ze aan: Nummer en titel, Splitsen (kies de regel waarmee het nieuwe artikel begint) en Samenvoegen met het volgende artikel. De tekst zelf wijzig je nooit; Originele PDF toont de akte. Een scan (zonder tekstlaag, of met de tekstlaag die een scanner er zelf op zet; ten hoogste 60 pagina's) leest de app op de achtergrond met OCR: de versie toont Tekst wordt gelezen tot de artikelen er zijn, wat enkele minuten kan duren; je mag de pagina verlaten. Zodra de tekst gelezen is of het lezen mislukt, krijg je daar een melding van in de app (wie het lezen startte: wie de versie opliet of opnieuw liet proberen; is de tekst gelezen, dan ook wie de versie opliet; enkel wie nog bestuurder is; geen e-mail). Lukt het lezen niet, dan zegt de versie waarom: Opnieuw proberen, of zet de versie recht met een beter leesbare scan of een tekst-PDF. Heb je de statuten als Word-bestand? Bewaar het als PDF en laad die op: een tekst-PDF heeft geen OCR nodig. Zolang de tekst niet gelezen is, telt de nieuwe versie niet mee: de vorige versie blijft Geldend, ook voor de regels en de signalen. Is de OCR-score laag, dan vraagt de app de artikelen met de PDF te vergelijken. Ophalen uit het Staatsblad kan nog niet; het Staatsblad heeft geen API. De lijst toont per versie haar status. Geldend is de versie met de jongste datum van inwerkingtreding tot en met vandaag waarvan de tekst gelezen is (een scan staat zolang op Tekst wordt gelezen of Lezen mislukt); die datum staat ook bovenaan ("Geldend: …"). Een oudere versie staat op Vervangen, een latere op Nog niet in werking. Een nieuwe akte voeg je toe als nieuwe versie met haar eigen datum van inwerkingtreding. Is een versie verkeerd ingevoerd (verkeerde PDF of verkeerde datums), dan kies je Rechtzetten: met een nieuwe PDF (ook met dezelfde datum van inwerkingtreding) of met een versie die al in de lijst staat. Je geeft altijd kort de reden; de lijst toont ze als "Rechtgezet op …: …". De rechtgezette versie blijft bewaard met haar PDF, maar telt niet meer mee en haar indeling wijzigt niet meer; dat kan je niet ongedaan maken. Zet je recht met een scan, dan telt de rechtzetting pas zodra de tekst van de scan gelezen is: tot dan blijft de oude versie gelden, ook voor de regels, en de lijst zegt "Rechtzetting wacht op het lezen van de tekst van …". Een scan waarvan het lezen mislukte, kan je niet kiezen als rechtzetting: hij staat wel in de lijst, met "Lees deze scan eerst opnieuw, of kies een PDF met tekstlaag" en de knop Opnieuw lezen: die knop leest de scan opnieuw en kiest hem meteen als rechtzetting, die ingaat zodra de tekst gelezen is. Mislukt het lezen van een scan die als rechtzetting gekozen was, dan vervalt die keuze: er verandert niets aan welke versie geldt, en wie de rechtzetting koos krijgt een melding in de app (enkel wie nog bestuurder is; geen e-mail). Startte die ook het lezen, dan is dat één melding. Lees je zo'n scan opnieuw buiten Rechtzetten (op de pagina van de scan), dan is hij geen rechtzetting: hij kan niet gelden naast een versie met dezelfde datum van inwerkingtreding en staat dan op Lezen mislukt met die reden. De kolom Regels toont hoeveel regels uit de versie bevestigd zijn: uit de statuten ("bevestigd"), uit de wet ("wettelijk") of als eigen keuze. Zodra regels uit een versie bevestigd zijn, ligt haar indeling vast: splitsen, samenvoegen en een ander nummer kan dan niet meer (titel en pagina wel), want de regels verwijzen naar de artikelnummers. Is de indeling toch fout, zet de versie dan recht.

  • Regels bevestigen uit deze statuten: wat de app uit de statuten gebruikt, per regel met haar bron: een artikel van de statuten (met het citaat), de wet (de standaard van het WVV met het artikel; enkel waar de wet een standaard geeft die de statuten mogen wijzigen) of onze keuze (met een verplichte reden, wie en wanneer, en eventueel het besluit: van de raad van bestuur of de algemene vergadering met de datum, of een artikel van het intern reglement). Een regel zonder bron is niet bepaald: de app vult niets in uit het hoofd. Je opent het bevestigen bij een versie van de statuten (Regels bevestigen in de lijst of op de pagina van de versie) of met Regels bevestigen uit de statuten op Regels; het maakt een nieuwe versie van de regels met een ingangsdatum en een verwijzing naar het besluit, en brengt je daarna terug naar Regels, de enige plaats waar je de regels, hun signalen en hun geschiedenis ziet. Steunen de regels nog niet op de nieuwste statuten (een nieuwe versie, of de vervanging van een rechtgezette), dan zeggen Regels, Statuten en het overzicht "De regels zijn nog niet nagekeken tegen de nieuwste statuten". Het formulier stelt per regel eerst voor wat je eerder uit de statuten of als eigen keuze bevestigde; anders wat al in je instellingen staat, met "Instelling, nog te koppelen aan een artikel"; anders de wettelijke standaard; anders niets. Een instelling gaat altijd vóór een wettelijke standaard, ook vóór een die eerder bevestigd was. De instellingen die zo voorgesteld worden, zijn: het begin van het boekjaar, het uittredingsvenster en de betaaltermijn (Instellingen › Uittreding), en per actieve aandelensoort het maximum en het minimum per vennoot (enkel als ze ingesteld zijn), het scheidingsaandeel (basis en plafond) en de uitgifteprijs. Andere instellingen (zoals de vennootnummering, documenten of integraties) zijn geen statutaire regels en komen hier niet voor. Een voorstel is geen regel: je instellingen blijven gelden, ook na het bevestigen (afwijkingen worden signalen). De regels staan in vijf rubrieken (aandelen en toetreding, uittreding en uitsluiting, algemene vergadering, bestuur, winst en erkenning). Per rubriek vink je "Ik heb de statuten nagekeken voor deze rubriek" aan en kies je Rubriek bevestigen; Bevestigen voor de hele versie kan pas als elke rubriek bevestigd is. Daarna toont de app een samenvatting: hoeveel regels op Wet, Statuten, Onze keuze en niet bepaald staan, en welke afwijken van je huidige instellingen. Wie welke rubriek nakeek en bevestigde, staat in de audit-trail. Bij de meerderheden kies je per soort besluit (gewoon besluit, statutenwijziging, wijziging van het voorwerp, uitsluiting, benoeming van bestuurders) het aanwezigheidsquorum, de meerderheid ("meer dan" of "minstens"), of onthoudingen meetellen en, bij een quorum, of een tweede vergadering zonder quorum beslist. Uitsluiting en benoeming volgen standaard het gewone besluit; de ontbinding volgt standaard de statutenwijziging (art. 2:71 §1), tenzij de statuten er een eigen regel voor geven. Vragen de statuten een stemming binnen een soort aandelen (bv. een gewone meerderheid binnen categorie A, of vier vijfde binnen elke categorie), dan voeg je bij de regel met Deelstemming toevoegen een deelstemming toe: elke soort of de soorten die je aanvinkt, de meerderheid, of onthoudingen meetellen, en wat er gebeurt als niemand van de soort stemt: het besluit faalt (standaard) of de deelstemming vervalt. Wie de notulen tekent zijn twee regels, elk met een eigen bron en artikel: van de algemene vergadering (rubriek Algemene vergadering; wettelijke standaard de leden van het bureau en de aandeelhouders die erom verzoeken, art. 6:79) en van de raad van bestuur (rubriek Bestuur; wettelijke standaard de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken, art. 6:63). Een waarde die je vroeger voor beide samen bevestigde, staat nu bij de algemene vergadering; voor de raad van bestuur geldt de wet tot je een nieuwe versie bevestigt. Kwam die vroegere waarde uit de statuten, dan staan de ondertekenaars van de raad van bestuur op Te bevestigen (beslissing 114): de regel toont op Regels wat tot dan geldt (de wet, art. 6:63) en het voorstel, de statutaire waarde met haar artikel. Voorstel overnemen opent het bevestigen met dat voorstel ingevuld; je kijkt het na (dekt het artikel ook de raad van bestuur?) en bevestigt zoals altijd. Het signaal staat ook bij de afwijkingen, op het overzicht en als melding in de inbox (eenmaal per bestuurder, enkel in de app, niet per e-mail), enkel voor bestuurders. "Bewust zo laten" kan hier niet: het signaal verdwijnt pas zodra het bestuur de regel bevestigt, met welke waarde ook. De melding blijft dan als gelezen geschiedenis staan; er komt geen nieuwe. Tot dan gebruikt de app voor de notulen van de raad de ondertekenaars volgens de wet, met de vermelding "nog niet bevestigd". De statutaire termijnen vóór de jaarvergadering zijn optioneel: met Termijn toevoegen geef je per regel de omschrijving, de termijn en het artikel. De oproepingstermijn is minstens 15 dagen: zeggen de statuten minder, dan toont de app de statutaire waarde als ongeldig en past ze 15 dagen toe. Wordt de versie van de statuten waarop de regels steunen rechtgezet, dan blijven de regels gelden, maar de statuten en elke regel met die bron tonen Regels opnieuw te bevestigen, en Regels, Statuten en het overzicht zeggen dat de regels nog niet nagekeken zijn tegen de nieuwste statuten, tot het bestuur ze bevestigt uit de juiste versie; een artikel dat in de rechtgezette tekst niet meer bestaat, wordt apart gemeld. Regelen de statuten later iets waarvoor je een eigen keuze had, dan winnen de statuten en toont de app de vroegere keuze als signaal. Met de AI-module staat naast het bevestigen een Voorstel uit de statuten: met Voorstel vragen leest AI de gekozen versie en stelt per regel een waarde voor, met het artikel en het citaat. Overnemen of Aanpassen vult het formulier in; vastgelegd wordt het pas wanneer je de regels bevestigt. Alles afwijzen vraagt een reden en haalt wat je al overnam weer uit het formulier. Een voorstel is nooit een beslissing.

  • AI: of AI-voorstellen aan staan, welke leveranciers de (gepseudonimiseerde) tekst mogen zien (klasse A, B of C), het maandbudget en hoe lang gesprekken met de vraagfunctie bewaard blijven. Bewaren als bestuursbeslissing zet de wijziging met je naam en de oude en nieuwe waarden in de audit-trail. Een lezer ziet deze instellingen, maar wijzigt ze niet.

  • Vennotenportaal (met de module Vennotenportaal): wat vennoten in het portaal zien en mogen doen, met één schakelaar per onderdeel: uittreksel downloaden, meegestuurde documenten, stukken ter inzage bij een AV, een wijziging van contactgegevens aanvragen, de keuze e-mail of post zelf zetten, een vraag stellen vóór een AV, een volmacht geven, een uittredingsverzoek indienen en vragen stellen aan Deelgenoot (AI). Eigen gegevens en aandelen staan altijd aan. Standaard staat alles aan, behalve het uittredingsverzoek en de vragen aan Deelgenoot. Wat uit staat, ziet een vennoot niet en de app weigert het ook als iemand het toch probeert; de gegevens blijven bewaard. Bij Keuze e-mail of post zelf zetten (2:32): staat dit uit, dan legt het bestuur de keuze vast op vraag van de vennoot. Uittredingsverzoek indienen en, onder Aanmelden, Tweede stap verplicht voor alle vennoten vragen een tweede stap (passkey of authenticator-app) van elke vennoot die het portaal gebruikt: wie er nog geen heeft, stelt er een in bij de volgende aanmelding, na de link (beslissing 137.10). Een vennoot beheert zijn tweede stap in het portaal onder Mijn gegevens › Tweede stap; is het toestel kwijt, dan wist het bestuur ze onder Vennoten › de vennoot › Tweede stap. Bewaren zet de wijziging met je naam en de oude en nieuwe waarden in de audit-trail. Een lezer ziet dit scherm ook, maar wijzigt niets. Valt de module weg (een proef die afliep, een plan zonder het portaal), dan blijft het portaal voor je vennoten enkel te raadplegen: ze zien hun gegevens, aandelen en uittreksels, met bovenaan dat ze contact moeten opnemen met het bestuur, maar ze kunnen niets meer aanvragen of wijzigen, en er gaan geen nieuwe uitnodigingen voor het portaal uit. Had je coöperatie de module nooit, dan heeft ze geen portaal: vennoten zien ze er niet (beslissing 137.13).

  • Aandelensoorten: per soort de code, de naam, de status en wat uitgegeven is, met de uitgifteprijs, het maximum per vennoot en het scheidingsaandeel zoals Regels ze zet (alleen lezen, met hun bron). Hier wijzig je enkel de naam en of de soort nog uitgegeven wordt; de regels wijzig je bij Regels. Met Soort toevoegen geef je de code en de naam, en de twee regels zonder welke de app niet kan boeken: de uitgifteprijs en het scheidingsaandeel, elk met waar ze vandaan komen (de statuten met het artikel en het citaat, de wet, of een eigen keuze van het bestuur met een reden). Het maximum, het minimum, de overdracht en de teksten van het register stel je daarna in bij Regels. Onder Boekwaarde per boekjaar zie je de boekwaarden per aandeel. Eigen vermogen en datum van goedkeuring komen van het boekjaar: je vult ze daar één keer in. Het controlecijfer (eigen vermogen van de coöperatie gedeeld door alle aandelen op de balansdatum) helpt tikfouten zien. Een vergissing herstel je met Corrigeren.

  • Regels: wat de app toepast bij boekingen, uittredingen en vergaderingen, elk met de bron (statuten, wet of eigen keuze van het bestuur). De uittredingsperiode, welke jaarrekening het scheidingsaandeel bepaalt en de betaaltermijn staan onder Uittreding en uitsluiting; een wijziging is een nieuwe versie met een ingangsdatum. Steunt ze op de statuten, dan kies je een artikel van de statuten die op die ingangsdatum gelden (vóór een statutenwijziging dus die van vroeger). Het citaat vult zich in met de tekst van het artikel en volgt een ander artikel (zonder artikel is het leeg); een citaat dat je zelf typt of aanpast, blijft staan, met een waarschuwing als het niet in het artikel staat. Bij Overdracht van aandelen van een soort kies je ook naar welke soorten de aandelen bij een overdracht mogen. Laat je dat leeg, dan mogen ze naar elke soort met dezelfde nominale waarde. Staat er "Naar geen enkele andere soort", dan komt dat uit de vroegere instellingen; bewaar je de regel zonder soorten, dan valt die beperking weg. Bij Minimum per vennoot kies je een aantal of Geen minimum; een minimum dat "niet bepaald" was, betekent net als vroeger geen minimum.

  • Gebruikers: nodig collega-bestuurders of lezers uit (zij krijgen een mail om hun account en tweede stap in te stellen), wijzig een rol of trek toegang in. De laatste bestuurder kan niet weg.

  • Documenten: hoe het register, de uittreksels en de brieven eruitzien.

    • Stijl: accentkleur, lettertype, logo (PNG of JPEG, hoogstens 1 MB) en een afzenderregel op brieven (bv. het adres en de e-mail van het secretariaat).
    • Per document: de teksten (onderwerp, aanhef, tekst, slot, …). Gebruik de variabelen uit de lijst, bv. {vennoot} of {nummers}; elke regel wordt een alinea. Standaard herstellen zet de tekst van de app terug. Bij brieven kies je ook of ze ondertekend worden. Voorbeeld (PDF) toont het document met verzonnen gegevens.
    • Eigen sjabloon (gevorderd): download het standaardsjabloon, pas het aan in LibreOffice of Word en laad het op. Het wordt pas gebruikt als het met voorbeeldgegevens lukt; Terug naar standaard kan altijd.

    Wijzigingen gelden voor nieuwe documenten; een gemaakte PDF verandert nooit.

  • Integraties: Elektronisch ondertekenen via DocuSeal (EU), optioneel. Je coöperatie heeft daarvoor een eigen account bij DocuSeal (docuseal.eu) met een verwerkersovereenkomst. Geef de API-sleutel van dat account in (hij wordt versleuteld bewaard en nooit meer getoond; enkel de laatste vier tekens), zet de integratie aan en kies Verbinding testen. De app toont dan één keer een webhook-URL: stel die in bij DocuSeal (Console › Webhooks), zodat getekende versies meteen verwerkt worden. Vink daar form.viewed, form.started, form.completed, form.declined, submission.completed en submission.expired aan. Let op: een account op docuseal.com (VS) werkt niet, enkel docuseal.eu. En de testmodus van DocuSeal is een apart account: zet de webhook in dezelfde modus als waar de sleutel vandaan komt. Sleutel wissen en uitzetten zet alles terug op tekenen buiten de app.

    API-sleutels, voor koppelingen zonder browser: je boekhouding, een script dat gegevens inlaadt, een nieuwsbrief. Een sleutel werkt als een eigen account met de rechten die je kiest, enkel voor jouw coöperatie; in de audit-trail staat de naam van de sleutel bij elke wijziging.

    1. Zet API-sleutels toelaten aan. Staat dit uit, dan werkt geen enkele sleutel (handig bij twijfel over een lek).
    2. Kies Sleutel aanmaken: een naam (waarvoor hij dient), de rechten (Lezen is meestal genoeg; Lezen en schrijven; of ook boeken in het journaal, enkel als de koppeling dat echt moet), tot wanneer hij geldt (standaard 90 dagen, hoogstens een jaar) en eventueel de IP-adressen waarvandaan hij mag komen (voor een koppeling vanaf een vaste server de beste bescherming).
    3. De app vraagt je tweede stap opnieuw; daarna toont ze de sleutel één keer. Kopieer hem en geef hem aan wie de koppeling beheert, via een veilige weg (niet per gewone mail of chat).
    4. Alle bestuurders krijgen een mail als een sleutel aangemaakt of ingetrokken wordt, en twee weken voor hij vervalt. Wil je wisselen zonder onderbreking: maak een nieuwe sleutel, laat de koppeling overschakelen en trek dan de oude in.

    Intrekken werkt meteen en kan niet ongedaan gemaakt worden; de sleutel blijft in de lijst staan. In de lijst zie je ook wanneer en vanaf welk adres een sleutel laatst gebruikt werd. Een sleutel kan nooit rijksregisternummers lezen of schrijven, geen gebruikers beheren, geen sleutels maken en geen volledige export nemen.

  • Gegevens: de volledige export. Export downloaden geeft één ZIP met alles wat de app over je coöperatie bewaart: een uitleg (README.txt), een lijst van alle bestanden met hun SHA-256 (manifest.json), de gegevens per tabel (JSON), de vennoten en het journaal in Excel, en alle PDF's van het register, de uittreksels en de brieven, ook de ondertekende. Rijksregisternummers en de sleutel van de ondertekenintegratie zitten er niet in. De ZIP bevat wel alle andere persoonsgegevens: bewaar hem veilig. Eronder staat wie wanneer een export maakte. Een export duurt even; wacht tot de download klaar is.

Als je coöperatie is opgezegd​

Een platformbeheerder kan een coöperatie opzeggen. Je ziet dan een grijze balk: je kan alles nog bekijken, exporteren en de volledige export downloaden (Instellingen › Gegevens), maar niets meer boeken, wijzigen of genereren. Dit gebeurt niet vanzelf en is omkeerbaar: vraag de platformbeheerder om te heractiveren als het een vergissing was.

Mijn telefoon is kwijt of stuk​

  1. Meld aan met je wachtwoord en gebruik je passkey op een ander toestel, of kies Probeer op een andere manier en gebruik een herstelcode.
  2. Lukt dat niet omdat je geen codes meer hebt? Vraag de beheerder je tweede-stap-gegevens te laten wissen. Bij de volgende aanmelding stel je de authenticator-app opnieuw in.
  3. Stel na het herstellen meteen opnieuw een authenticator-app in en bewaar nieuwe herstelcodes. Verwijder onder Mijn account › Aanmelden de passkey en het vertrouwde toestel van de verloren telefoon.

Als het niet lukt​

De app toont een melding als het aanmelden mislukt:

MeldingWat te doen
Aanmelden vereist een tweede staprond de tweede stap af en probeer opnieuw
De aanmelding is verlopen of onderbrokenbegin opnieuw; je hebt 10 minuten voor een aanmelding; controleer of je browser cookies toelaat
De aanmelding is geweigerdopnieuw proberen; blijft het gebeuren, neem contact op met de beheerder
Er ging iets mis bij het aanmeldenopnieuw proberen; blijft het gebeuren, meld het aan de beheerder
De server is momenteel niet bereikbaarprobeer het over enkele minuten opnieuw
Nog geen coöperatieje account is niet aan een coöperatie gekoppeld; vraag het bestuur je toe te voegen

Te veel foute wachtwoorden blokkeren je account tijdelijk (enkele minuten, oplopend), ook voor de link en de code van het portaal. Wacht even en probeer opnieuw; het helpt niet om sneller te proberen. Foute codes uit de mail van het portaal blokkeren enkel de link en de code (een kwartier), nooit je wachtwoord.

Wachtwoord vergeten? Kies op de aanmeldpagina Wachtwoord vergeten en volg de mail. Ook dan volgt de tweede stap.

Veiligheid in een paar regels​

  • Deel je wachtwoord, je herstelcodes en je authenticator niet, ook niet met collega's of de beheerder; niemand hoort ze te vragen.
  • Meld je aan via het adres dat het bestuur je gaf, en controleer dat het met https:// begint.
  • Vraagt een pagina of mail om je code, wachtwoord of herstelcode terwijl jij niets deed, voer dan niets in en meld het aan de beheerder.
  • Krijg je een mail over een API-sleutel die je niet herkent, trek hem dan meteen in (Instellingen › Integraties) of zet API-sleutels uit, en verwittig de andere bestuurders.