Een evenement organiseren

Voor: bestuurders · Schermen: Betrokkenheid

Doel

De vennoten uitnodigen voor een opendeurdag, een werfbezoek of een infoavond. Ze schrijven zich in het portaal in; boven het maximum aantal plaatsen komt een wachtlijst die vanzelf opschuift bij een annulering of meer plaatsen. Een evenement is geen oproeping of algemene vergadering: geen quorum, geen aanwezigheidslijst, geen stemrecht. Voor een voorbeeldzin in je tekst zie Betrokkenheid.

Vooraf

• De modules Betrokkenheid en Evenementen staan aan; zie Modules en je pakket.
• De uitnodiging gaat naar alle vennoten of naar een groep; per e-mail enkel naar wie toestemming gaf.
• Het evenement ligt in de toekomst: een evenement dat al begonnen is, kan niet.

Stappen

1. Open Betrokkenheid, kies de tab Evenementen en kies Nieuw evenement.
2. Vul de Titel, de Beschrijving, Begint op en de Plaats in.
3. Vul het Maximum aantal plaatsen in. Eventueel stel je ook de Personen per vennoot, Inschrijven tot en de Herinnering, dagen vooraf in. Kies Verder.
4. De app zegt dat een evenement geen oproeping is en toont wie de uitnodiging krijgt.
5. Kies Uitnodiging verzenden. Het evenement staat in de lijst, met de inschrijvingen.

Velden

Veld	Verplicht	Uitleg
Titel	ja	Tot 200 tekens.
Beschrijving	nee	Gewone tekst.
Begint op	ja	Een moment in de toekomst.
Eindigt op	nee	Na het begin.
Plaats	nee	Tot 300 tekens.
Maximum aantal plaatsen	nee	Leeg: geen maximum. Daarboven komt een wachtlijst.
Personen per vennoot	nee	De vennoot en wie hij of zij meebrengt (standaard 2).
Herinnering, dagen vooraf	nee	Eén herinnering naar wie ingeschreven is (standaard 2 dagen).
Inschrijven tot	nee	Leeg: tot het evenement begint; nooit na het begin.
Voor wie, kanalen	ja	Alle vennoten of een groep; portaal, e-mail (enkel met toestemming).

Daarna

• De vennoten met e-mailtoestemming krijgen een mail met een agendabestand; in het portaal staat het evenement meteen.
• Het scherm toont de inschrijvingen: ingeschreven (met het aantal personen en de opmerking), de wachtlijst in volgorde, wie niet komt en wie annuleerde. Exporteren (CSV) geeft dezelfde lijst, met een leesregel in de audit-trail.
• De herinnering gaat één keer, op of kort na de ingestelde dag, naar wie dan ingeschreven is en dat per mail of push wil; niet naar de wachtlijst en niet naar wie annuleerde. Ging de laatste uitnodiging (ook een gewijzigde) op of na die dag de deur uit, dan vertrekt er geen aparte herinnering: die uitnodiging is dan de herinnering.
• Verandert er iets aan het evenement, stuur dan een gewijzigde uitnodiging. Intrekken haalt het evenement uit het portaal: inschrijven kan niet meer, de inschrijvingen blijven bewaard.