De oproeping versturen

Voor: bestuurders · Schermen: Vergadering

Doel

De vennoten oproepen voor een algemene vergadering, met de agenda, de toelichting en de stukken. De oproeping vertrekt minstens vijftien dagen vóór de vergadering (art. 6:70 §1 WVV), of de termijn van de statuten als die langer is: per post, of per e-mail aan wie dat vroeg. Na het versturen ligt de vergadering vast.

Vooraf

• De vergadering is een AV of een buitengewone AV, met haar datum, uur, plaats en agenda (De agenda opmaken).
• De stukken die meegaan, staan op het tabblad Stukken.
• Het tabblad toont de melding Tekst na te kijken (legal-check): de vaste tekst van de brief en de e-mail is een ontwerp. Verstuur geen oproeping naar vennoten vóór het akkoord op die tekst.

Stappen

1. Open het dossier, tab Oproeping, en kies Oproeping opstellen.
2. Agenda: de agenda komt uit het tabblad Agenda. Kies Naar toelichting.
3. Toelichting: vul het Onderwerp en de Tekst van de oproeping in, en wat je nog kwijt wil onder "Praktisch". Kies Naar controle.
4. Controle: de app toont of de termijn in orde is, hoeveel vennoten een e-mail en hoeveel een brief krijgen, wie onbereikbaar is en welke stukken meegaan. Bekijk de brief met Voorbeeld van de brief en kies Versturen.
5. Vink Ik heb de brief nagekeken aan en, met brieven per post, dat ze vandaag op de post gaan. Kies Nu verzenden.
6. De app maakt de brieven en de bijlagen per vennoot klaar; de e-mails vertrekken pas als alles klaar is. Je mag de pagina verlaten.

Velden

Veld	Verplicht	Uitleg
Onderwerp	ja	Het onderwerp van de e-mail en de brief; tot 200 tekens.
Aanspreking	nee	Bovenaan de brief en de e-mail, bv. "Beste coöperant"; leeg: "Beste vennoot,".
Naam van de vennoot erachter	nee	De naam van wie de brief of e-mail krijgt; het exemplaar voor het archief zegt "vennoot".
Tekst van de oproeping	ja	Komt na de vaste openingszin met de datum, het uur en de plaats; tot 20.000 tekens.
Einduur (ongeveer), Laat weten of je komt, Praktisch, Slot	nee	Komen onder "Praktisch" en vóór "Met vriendelijke groeten,".
Volmachten bij voorkeur vóór	nee	Een vraag, geen uiterste datum: een volmacht die later komt, blijft geldig. Een uiterste datum kan enkel in de statuten staan (art. 6:74 WVV).
Toelichting per agendapunt, Voorstel van besluit	nee	Uit de agenda; hier nog aan te passen.
Ik heb de brief nagekeken	ja	Bij het versturen.

Daarna

• De brieven per post druk je af als één PDF; zie Brieven per post afdrukken. Met Pingen kunnen ze ook zonder printer de deur uit: zie Per post via Pingen.
• Het tabblad Verzendlog toont per vennoot hoe de oproeping vertrok en of ze aankwam.
• Wil je daarna nog iets wijzigen, dan plan je een nieuwe vergadering met Nieuwe vergadering plannen: de app annuleert deze, stuurt het bericht van annulering en maakt een nieuwe met dezelfde agenda.
• De vennoten kunnen een volmacht geven: Een volmacht registreren.

Goed om te weten

Wat vastligt. Na het versturen wijzig je de agenda, de toelichting, het voorstel van besluit, de datum, het uur en de plaats niet meer: geen nieuwe versie van de oproeping, en geen rechtzetting voor de agenda of de toelichting, ook niet voor een tikfout. Het dossier zegt dat in plaats van de knoppen. Vragen beantwoorden kan nog. Bij Nieuwe vergadering plannen kies je de datum, het uur en de plaats van de nieuwe vergadering en eventueel een uitleg bij het bericht van annulering; het bericht gaat naar wie de oproeping kreeg, en de nieuwe vergadering krijgt een eigen oproeping. Een vergadering die van vroeger al meer verstuurde versies heeft, blijft leesbaar zoals ze is.

Brieven per post afdrukken. De brieven per post van een verstuurde oproeping (tabblad Oproeping, Brieven per post (PDF)) en van een annulering of rechtzetting daarna (in de verzendlog, Brieven (PDF)) download je als één PDF. Kies eerst hoe je afdrukt: Recto-verso (standaard) zet elke vennoot op een nieuw blad, met een lege bladzijde achteraan waar nodig, zodat de achterkant van een brief nooit naam en adres van de volgende vennoot draagt; Enkelzijdig, zonder lege bladzijden laat die lege bladzijden weg. Het archief bewaart de recto-versoversie; de keuze verandert er niets aan.

Ontwerpen en niet getekende stukken meesturen. In de controle vóór het verzenden staat bij elk stuk zijn status: getekend, ontwerp of niet getekend (nagekeken, nog niet getekend), en geen PDF als het bestand ontbreekt. Een stuk dat nooit getekend wordt (soort "ander stuk", zoals een toelichting, een presentatie of een activiteitenverslag, en soort "jaarrekening": de vergadering keurt ze goed, het bestuur tekent ze vooraf niet) is af zodra het nagekeken is: het staat er als nagekeken en gaat zonder bevestiging mee. Verslagen (zoals het jaarverslag), notulen, oproepingen en aanwezigheidslijsten horen getekend te worden; nagekeken maar niet getekend staan ze er als niet getekend. Een ontwerp (van elke soort) of een niet getekend stuk mag mee als bijlage of link, maar nooit stil: bij Versturen noemt de app die stukken ("Deze stukken zijn nog een ontwerp of niet getekend: … Toch meesturen?") en vink je Ja, toch meesturen aan. Wie dat bevestigde en wanneer, staat bij de verstuurde oproeping en bovenaan de verzendlog. Een stuk zonder PDF kan niet mee: laad het bestand op, haal het stuk van de vergadering, of kies Niet meesturen. De oproeping zelf vertrekt dan gewoon; de stukken liggen ter inzage op de zetel.

De downloadlink van de stukken. Gaan de stukken als link mee met de oproeping, dan krijgt elke e-mail een persoonlijke link die werkt tot en met de vergaderdag. Onder de link staat "Persoonlijke link, tot en met {datum}. Wie deze e-mail doorgestuurd krijgt, kan de stukken ook openen.": een vennoot stuurt de oproeping terecht door aan wie zijn volmacht krijgt of aan zijn mede-houder. Wil je een doorgestuurde link afsluiten, gebruik dan Link intrekken. De verzendlog toont per e-mail of de link nog werkt, de downloads, en waarom een link niet meer werkt:

• ingetrokken: met Link intrekken (bijvoorbeeld omdat de e-mail werd doorgestuurd), of omdat je de oproeping met Per post nasturen naar de vennoot stuurde (de links van zijn eigen e-mails voor die vergadering, van alle versies; de kopie aan de mede-houder blijft werken). Een e-mail die niet aankwam, laat zo geen link openstaan; de vennoot krijgt de brief en kan de stukken inzien op de zetel.
• nieuwe versie (enkel in een dossier van vóór 08/10/2026; sindsdien is wijzigen een nieuwe vergadering): ging er een nieuwe versie van de oproeping uit, dan vervalt de link van de vorige versie voor een vennoot zodra zijn nieuwe e-mail vertrekt (de stukken kunnen gewijzigd zijn). Krijgt hij de nieuwe versie niet per e-mail (per post, onbereikbaar), dan vervalt de oude link meteen bij het verzenden. Voor de kopie aan de mede-houder geldt hetzelfde.
• annulering: annuleer je de vergadering, dan vervallen alle links ervan, ook die van testmails.
• verlopen: de dag na de vergadering.

Stuurde de vorige versie de stukken als link mee en deze versie niet, dan zegt de wizard vóór het verzenden: "De vorige versie stuurde de stukken mee. Deze versie niet: de links van de vorige versie vervallen." Je beslist zelf; het verzenden blijft mogelijk. Wie op een link klikt die niet meer werkt, leest dat de stukken ter inzage liggen op de zetel van de coöperatie en dat hij het bestuur om een nieuwe link kan vragen.

Een rechtzetting laat de links werken. Verschuift de vergaderdag, dan schuift de vervaldag van de links mee. De link in een testmail werkt hoogstens 7 dagen en nooit langer dan tot en met de vergaderdag; de testmail noemt die dag.

Per post via Pingen

Hoe je Pingen koppelt en wat je doet als er iets misgaat, staat bij Post via Pingen.

Een oproeping via Pingen

In stap 3 van de wizard (de controle vóór het verzenden) staat bij Brieven per post de vraag Hoe gaan de brieven per post?:

• Via Pingen (standaard zodra de koppeling aanstaat): je ziet het aantal brieven, kiest de verzending (niet-prioritair of prioritair), recto-verso of enkelzijdig en zwart-wit of kleur, en je ziet de geschatte kost (de prijscalculator van Pingen, voor een brief van vier bladzijden; de echte prijs staat na verzending bij elke brief). De app rekent met een marge van twee werkdagen: Pingen geeft de brieven naar verwachting de verzenddag plus twee werkdagen aan bpost. Valt dat na de laatste verzenddag, dan waarschuwt de wizard: druk de brieven dan zelf af en post ze vandaag. Adressen die bpost wellicht weigert (bijvoorbeeld een "/" in plaats van "bus", een postcode met "B-") staan in een lijst: pas het adres aan bij de vennoot, of druk die brief later zelf af.
• Zelf afdrukken en posten: zoals zonder koppeling.

Bij Versturen vraagt de app nog eens: "N brieven via Pingen versturen, geschat € … (opties)". Vink Ik bevestig het aantal brieven en de geschatte kost aan. Wijzigde het aantal brieven intussen, dan vraagt de app opnieuw te bevestigen. Twee gevallen als de kost niet gekend is:

• De controle van de kost mislukte (de app kon de gegevens voor de brieven per post niet ophalen): dan is er geen keuze Via Pingen. De brieven gaan niet via Pingen: je drukt ze zelf af, of je sluit de dialoog en probeert later opnieuw.
• Pingen gaf geen prijs (de controle lukte, maar zonder schatting): Via Pingen blijft mogelijk. De dialoog zegt "de kost is nog niet gekend"; je bevestigt het aantal brieven en verstuurt zonder gekende kost. De echte prijs staat na de verzending bij elke brief.

Daarna doet de app alles: elke vennoot krijgt een eigen brief (met zijn formulieren), Pingen krijgt die brief één keer, en zodra Pingen hem aan bpost gaf, staat er op de post gedaan op … door Pingen (bpost). Je vult geen postdatum in. Zodra alle brieven van de lijst op de post zijn, krijgt de oproeping die datum (de dag van de laatste brief).

Het verzendlog met Pingen

De tegel Via Pingen toont hoeveel brieven op de post zijn, hoeveel nog onderweg, de kost tot nu toe, en hoeveel een probleem hebben of onzeker zijn. Per brief zie je de stand bij Pingen: Aan Pingen gegeven, Verstuurd op …, Bezorgd, Onbestelbaar, Probleem: …, Geannuleerd bij Pingen of Onzeker: kijk na in Pingen, met de verzending, de kost en eventueel het zendingsnummer.

Een brief met een probleem. Pingen kan een brief niet versturen zoals hij is (meestal het adres in het venster). De brief staat bij Aandacht nodig. Je hebt twee keuzes:

• Opnieuw via Pingen: pas eerst het adres aan bij de vennoot; de brief gaat dan opnieuw naar Pingen, naar het adres dat nu in het register staat.
• Zelf afdrukken: download de brief, post hem en kies Op de post gedaan met de datum.

Een onzekere brief ("Onzeker: kijk na in Pingen"). De app weet niet of Pingen de brief aannam, bijvoorbeeld omdat Pingen niet antwoordde op het moment van versturen. De app stuurt hem dan nooit vanzelf opnieuw: zo betaal je hem niet twee keer. Kijk de brief na in Pingen (bij de brieven van je organisatie):

• staat hij daar als verstuurd, wacht dan: de app neemt de stand van Pingen over, ten laatste bij de dagelijkse controle;
• staat hij er niet, of niet verstuurd, kies dan Opnieuw via Pingen of Zelf afdrukken en bevestig dat je de brief in Pingen nakeek en dat hij niet verstuurd is.

Een brief die terugkomt. Meldt bpost via Pingen dat een brief onbestelbaar is, dan wordt het postadres van de vennoot gemarkeerd als "post teruggekeerd", zoals wanneer je dat zelf invult. Nasturen kan dan enkel naar een ander adres, of na de bevestiging dat het adres juist is.

Meldingen. Bij een probleem bij Pingen, een brief die terugkomt, of brieven van een oproeping die na de laatste verzenddag vertrokken, krijgt elke bestuurder een melding (Brief per post: probleem, teruggekeerd of laat vertrokken).

Een rechtzetting, een annulering en nasturen

• Bericht versturen (een rechtzetting) en het annuleren van een vergadering met een verstuurde oproeping vragen hetzelfde als de oproeping: Via Pingen of zelf afdrukken, de opties en de geschatte kost (twee bladzijden per brief), en je bevestiging. Het verzendlog toont bij het bericht "op de post gedaan … door Pingen (bpost)" zodra Pingen al zijn brieven verstuurde. Kies je Nieuwe vergadering plannen, dan druk je de brieven van de annulering voorlopig zelf af.
• Per post nasturen (na een e-mail die niet aankwam, of voor een vennoot die nu een adres heeft) kan ook via Pingen: de dialoog toont de kost van die ene brief en vraagt je bevestiging. Zonder bevestiging druk je hem af, zoals vroeger.