Een vergadering plannen

Voor: bestuurders · Schermen: Vergaderingen, Vergadering

Doel

Een algemene vergadering, een buitengewone algemene vergadering of een raad van bestuur in de app zetten, met haar dossier. Een gewone AV behandelt de jaarrekening van één boekjaar: ze valt na het einde van dat boekjaar en hoort er binnen zes maanden op te volgen (art. 3:1 §1 WVV). Er is één gewone AV per boekjaar. Ze krijgt meteen de wettelijke agendapunten, die op de agenda blijven.

Vooraf

• Je bent bestuurder en de module Vergaderingen staat aan.
• De datum, het uur en de plaats zijn gekend. Zegt de regel van de statuten wanneer de AV samenkomt (Instellingen › Regels), dan stelt de app die dag en dat uur voor.
• Deelname op afstand kan enkel zolang de regel Deelname op afstand aan staat (art. 6:75 §1 WVV), ook als de statuten er niets over zeggen; staat de regel op de dag van de vergadering uit, dan weigert de app.

Stappen

1. Open Vergaderingen en kies Nieuwe vergadering.
2. Kies de soort. Bij een AV kies je het Boekjaar waarvan ze de jaarrekening behandelt: de titel en de agenda uit het sjabloon volgen. Vul de Datum, het Uur en de Plaats in en kies Vergadering aanmaken.
3. Het dossier opent als Ontwerp, met de agenda. Kies Plannen zodra de datum vastligt.
4. De vergadering staat op Gepland.

Velden

Veld	Verplicht	Uitleg
Soort	ja	AV, buitengewone AV of raad van bestuur.
Boekjaar	nee	Bij een AV: het boekjaar waarvan ze de jaarrekening behandelt; standaard het laatste dat vóór de datum eindigde.
Titel	nee	Voorgesteld uit de soort en het jaar, tot 200 tekens.
Datum	ja	De dag van de vergadering.
Uur	nee	Het aanvangsuur.
Einduur (ongeveer)	nee	Na het aanvangsuur; komt onder "Praktisch" in de oproeping.
Plaats	nee	Tot 300 tekens.
Deelname op afstand	nee	Enkel als de regel Deelname op afstand aan staat.
Reden van de afwijking	bij een afwijking	Een andere dag of een ander uur dan de statuten; tot 1000 tekens, komt in de audit-trail en in de notulen.

Daarna

• Kies je een andere dag of een ander uur dan de statuten, dan zegt het dossier "Wijkt af van de statuten" met je reden. Later dan zes maanden na het einde van het boekjaar kan, maar het dossier waarschuwt.
• Zodra de gewone AV gepland is, rekent de jaarkalender vanaf haar datum: de oproeping, de stukken ter inzage en de statutaire termijnen. Een ontwerp verschuift niets.
• Vul de agenda aan met De agenda opmaken en verstuur de oproeping met De oproeping versturen.
• De personen bij een agendapunt over het bestuur: zie De agenda opmaken.

Goed om te weten

• Bij de voorgestelde dag en het uur toont de app de regel met het artikel, bijvoorbeeld bij Zonnewind cv: eerste zondag van juni om 17 uur (art. 29), dus 06/06/2027 voor boekjaar 2026. Staat de regel van de statuten niet als datum in de regels, dan zie je de tekst en kies je zelf.