Een vergadering sluiten
Voor: bestuurders · Schermen: Vergadering
Doel
Een gehouden vergadering afsluiten. Een gesloten vergadering verandert niet meer: enkel antwoorden op vragen en het koppelen van stukken blijven mogelijk. Bij een AV hoort de getekende aanwezigheidslijst bij het archief van de vergadering. Besluiten over het bestuur gaan bij het sluiten naar het bestuurdersregister.
Vooraf
- De vergadering staat op Gehouden.
- Elk agendapunt dat een besluit vraagt, heeft er een (een kwijting een besluit per bestuurder of commissaris): Stemmen invoeren.
- Elke volmacht die bij de momentopname gemarkeerd werd, is behouden (met een reden) of afgewezen.
- Bij een AV: de papieren aanwezigheidslijst is getekend en gescand als PDF. Zonder die lijst kan je toch sluiten, maar dan vraagt de app een bevestiging.
Stappen
- Open het dossier, tab Stukken, en kies Getekende aanwezigheidslijst opladen.
- Kies de gescande lijst (PDF) en kies Opladen.
- De lijst staat als getekend stuk bij de vergadering. Kies bovenaan Sluiten.
- Het venster toont wat nog ontbreekt: zonder besluit op elk agendapunt kan je niet sluiten. Ontbreekt bij een AV
enkel de getekende aanwezigheidslijst, dan vink je Toch sluiten zonder getekende aanwezigheidslijst aan. Kies
Vergadering sluiten.
- De vergadering staat op Gesloten.
Velden
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| ja | De gescande, getekende aanwezigheidslijst; komt als getekend archiefstuk bij de vergadering. | |
| Toch sluiten zonder getekende aanwezigheidslijst | bij een AV zonder lijst | De bevestiging staat in de geschiedenis. |
Daarna
- Het sluiten van de gewone AV waarop de jaarrekening goedgekeurd is, vinkt in de jaarkalender de stap Algemene vergadering houden af op de dag van de vergadering. Een AV zonder quorum of waarop de jaarrekening verdaagd wordt, vinkt niets af.
- Staan er personen bij een agendapunt over het bestuur, dan toont het venster eerst wat er in het bestuurdersregister verandert; de app verwerkt dat bij het sluiten, met de vergaderdatum als besluitdatum. Zie hieronder.
- Na het sluiten kan je nog stukken koppelen, maar niets meer ontkoppelen.
- De PDF van de notulen kan zodra de vergadering gesloten is: De notulen opmaken.
Goed om te weten
De jaarkalender. Een AV zonder quorum of waarop de jaarrekening verdaagd wordt (art. 6:84): dat afvinken doet de vergadering die de jaarrekening goedkeurt. Voor een jaarcyclus die gestart is vóór deze versie vink je die stap nog met de hand af.
Het bestuurdersregister (menu › Bestuur). Bij het sluiten krijgt elk mandaat de vergadering als besluit:
- Benoeming (aangenomen): een nieuw mandaat vanaf de vergaderdag, met de functie en de termijn van het agendapunt, benoemd door de algemene vergadering (of door de raad van bestuur bij coöptatie).
- Herbenoeming (aangenomen): het mandaat wordt verlengd zoals met Verlengen in het register; het oude mandaat eindigt de dag vóór het nieuwe begint.
- Einde van het mandaat (aangenomen) en ontslagname (de vergadering neemt er kennis van; de app noteert "kennis genomen" als je niets invoerde): het mandaat eindigt op de vergaderdag, met als reden "termijn verstreken" bij een benoemingspunt, "ontslagen" bij een ontslagpunt en "ontslag genomen" bij een ontslagname. Heeft de bestuurder geen ander lopend mandaat, dan verliest die meteen de rol van bestuurder in de app.
Een verworpen of verdaagd besluit verandert niets. De checklist van de bestuurswissel start voor de vergaderdag. Staat het mandaat al in het register, bijvoorbeeld omdat je het met de hand invoerde (dezelfde persoon, benoemd op de vergaderdag, of een mandaat dat die dag al eindigde), dan koppelt de app de vergadering eraan in plaats van een tweede mandaat te maken. Zou het sluiten de laatste bestuurder met toegang de rol afnemen, dan sluit de vergadering niet en zegt de app waarom: geef eerst iemand anders de rol van bestuurder (Instellingen › Gebruikers) en sluit dan opnieuw.