Vergadering

Taken op dit scherm: Een vergadering plannen, De agenda opmaken, De oproeping versturen, Een volmacht registreren, De aanwezigheid registreren, Stemmen invoeren, Een belangenconflict melden, Een vergadering sluiten, De notulen opmaken

Het dossier van één vergadering. Je opent het met een klik op een vergadering in Vergaderingen. Bovenaan staan de titel, de soort, de status, de datum, het uur, de plaats en bij een AV het boekjaar, met rechts de knoppen voor de status. Daaronder de waarschuwingen: een afwijking van de statutaire datum met de reden, later dan zes maanden na het einde van het boekjaar, een gehouden AV zonder getekende aanwezigheidslijst, aanvaarde volmachten die bij de laatste momentopname niet meer geldig zijn, vertegenwoordigde vennoten waarvan de volmachtdrager niet aangemeld is, en op een tweede of verdaagde vergadering het geschorste stemrecht van de eerste.

Daaronder de tabbladen. Oproeping, Verzendlog en Volmachten horen bij een algemene vergadering, niet bij een raad van bestuur. Lezers zien het hele dossier, zonder de knoppen. De regels per tabblad staan bij de taken hierboven.

Velden

Tabblad	Wat het toont
Stukken	De stukken uit het archief bij de vergadering (de verslagen van het boekjaar, de getekende aanwezigheidslijst en wat je koppelt), met hun status, en de dag vanaf wanneer ze ter inzage liggen (standaard vijftien dagen vóór de vergadering, art. 6:82 WVV).
Agenda	De agendapunten in hun volgorde, met de soort besluit; de wettelijke punten staan er als wettelijk. Per punt een toelichting en een voorstel van besluit, en bij een punt over het bestuur de personen.
Oproeping	De oproeping in drie stappen (agenda, toelichting, controle) en wat er verstuurd is.
Verzendlog	Per vennoot hoe de oproeping vertrok (e-mail of post), of ze aankwam, en de downloadlink van de stukken.
Deelnemers	De vennoten uit het register op de dag van de vergadering, en wie je met de hand toevoegt (bestuurders, de commissaris, de voorzitter, de secretaris, de stemopnemers, een waarnemer).
Vragen	De vragen die vennoten vooraf stellen, met het antwoord.
Volmachten	De volmachten en de aanwijzingen stemrecht, met hun status: ontvangen, aanvaard, afgewezen.
Aanwezigheden	Per deelnemer aanwezig, op afstand of vertegenwoordigd; bovenaan het aantal aanwezigen, de stemmen en de aandelen, en per soort besluit of het quorum gehaald is.
Besluiten	Per agendapunt dat een besluit vraagt de regel op de dag van de vergadering en het besluit in woorden, met de stemmen; bij een raad van bestuur ook de belangenconflicten.
Notulen	De notulen: de feiten uit het dossier, de bespreking per punt, de ondertekenaars en de PDF.

Knoppen

Knop	Wat het doet	Wie
Plannen	Van ontwerp naar gepland (Een vergadering plannen).	bestuurders
Gehouden	Van gepland naar gehouden, pas vanaf de dag van de vergadering.	bestuurders
Annuleren	Annuleert een ontwerp of een geplande vergadering, met een reden als je wilt; na een verstuurde oproeping met een bericht aan de vennoten of uitdrukkelijk zonder.	bestuurders
Nieuwe vergadering plannen	Na een verstuurde oproeping: annuleert de vergadering en maakt een nieuwe met dezelfde agenda.	bestuurders
Sluiten	Sluit een gehouden vergadering (Een vergadering sluiten).	bestuurders
Toevoegen, Bewaren	Een agendapunt toevoegen en de agenda bewaren (De agenda opmaken).	bestuurders
Oproeping opstellen, Versturen	De oproeping in drie stappen (De oproeping versturen).	bestuurders
Uit het register laden, Bestuur laden	Laadt de vennoten op de dag van de vergadering (een AV) of de bestuurders (een raad van bestuur).	bestuurders
Deelnemer toevoegen	Een deelnemer met de hand, met zijn rol.	bestuurders
Volmacht registreren, Aanvaarden, Afwijzen	Een volmacht vastleggen en beoordelen (Een volmacht registreren).	bestuurders
Lijst afdrukken	De aanwezigheidslijst op papier, om te laten tekenen.	bestuurders
Stemrecht schorsen	Schorst het stemrecht van een vennoot op een AV, met de grond en een reden.	bestuurders
Momentopname opnieuw nemen	Een nieuwe versie van de stemmen per vennoot, met een reden; enkel vóór het eerste besluit.	bestuurders
Stemmen invoeren, Uitkomst invoeren, Niet gestemd	Het besluit op een agendapunt (Stemmen invoeren).	bestuurders
Verdagen (art. 6:84 WVV)	Stelt de beslissing over de jaarrekening drie weken uit.	bestuurders
Tweede vergadering plannen, Verdaagde vergadering plannen	Na "Geen quorum" of een verdaging: een nieuwe vergadering met de punten die terugkomen.	bestuurders
Belangenconflict melden	Bij een besluit van een raad van bestuur (Een belangenconflict melden).	bestuurders
Getekende aanwezigheidslijst opladen, Stuk koppelen	Een stuk bij de vergadering zetten.	bestuurders
Vraag toevoegen	Een vraag van een vennoot noteren.	bestuurders
Notulen opstellen, PDF maken	De notulen (De notulen opmaken).	bestuurders

Goed om te weten

Stukken. Het tabblad toont de stukken uit het archief die bij de vergadering horen: de verslagen van het boekjaar (gemaakt bij Verslagen, ze komen er vanzelf bij als de AV al bestaat), de getekende aanwezigheidslijst en wat je zelf koppelt, met de status en de getekende PDF om te downloaden. Stuk koppelen kiest een stuk uit het archief dat nog bij geen vergadering hoort (ook een getekend verslag); het ontkoppelpictogram haalt het er weer af. Getekende aanwezigheidslijst opladen (bij een AV, zodra ze gehouden is) neemt de gescande, getekende papieren lijst als PDF en bewaart ze als getekend archiefstuk bij de vergadering. Na het sluiten kan je nog stukken koppelen en de lijst opladen, maar niets meer ontkoppelen.

Vragen. Vragen die vennoten vooraf stellen, noteer je met de vennoot en de vraag; het antwoord vul je in en bewaar je per vraag (de app zet de datum). Na het sluiten van de vergadering kan enkel het antwoord nog wijzigen.

De status. Een geannuleerde vergadering blijft in de lijst.