Een registerversie ondertekenen
Voor: bestuurders · Schermen: Register
Doel
Het wettelijke register bijwerken. Konsono is de administratie; het wettelijke register is de laatste versie die alle bestuurders ondertekend hebben. Een boeking of een gewijzigde naam staat pas in het register met een nieuwe getekende versie.
Vooraf
- Typisch na een bestuursvergadering: het Overzicht en het Register tonen wat nog niet in een getekend register staat.
- Wacht er al een versie op handtekening en is ze niet meer actueel, annuleer ze dan eerst.
- Ondertekenen via de ondertekendienst kan als je coöperatie de integratie aanzette (Instellingen › Integraties).
Stappen
- Open Register en kies Nieuwe versie genereren. De versie bevat alle boekingen tot nu.
- De versie wacht op handtekening. Tot ze getekend is, blijft de vorige getekende versie het geldende register.
- Laat tekenen. Buiten de app (altijd mogelijk): download de PDF, laat alle bestuurders tekenen, bij voorkeur met
een gekwalificeerde handtekening zoals itsme, en kies Getekende PDF opladen. Via de ondertekendienst: elke
bestuurder krijgt een mail met een link; het register toont wie al tekende.
- De getekende versie wordt geldend, de vorige vervangen.
Velden
| Veld | Verplicht | Uitleg |
|---|---|---|
| Getekende PDF | ja, bij tekenen buiten de app | De PDF die alle bestuurders ondertekenden. |
Daarna
- Beide blijven te downloaden: het origineel en de getekende PDF; getekend via de ondertekendienst ook de Audittrail.
- Weigert een bestuurder via de ondertekendienst, dan zie je de reden: annuleer de versie, pas aan wat nodig is en genereer een nieuwe.
- Nieuwe uittreksels verwijzen naar de nieuwe geldende versie.
- Lezers zien de versies en downloaden de PDF's, maar genereren of tekenen niet.
- Getekend via de ondertekendienst, dan staat er ook Audittrail: het bewijs van DocuSeal wie wanneer en hoe tekende. Hetzelfde geldt voor uittreksels en brieven. Zodra iedereen tekende, wordt de versie vanzelf geldend (of na Status vernieuwen).